מערכות תיוק מציעות יתרונות וחסרונות להגדרות המשרד. רוב החברות משתמשות במערכות תיוק מסורתיות שבהן מסמכי נייר מוגשים בארונות תיוק. הסוג הנפוץ ביותר של מערכת תיוק בשימוש היא מערכת אלפביתית.
מטרה
מערכות תיוק משמשות לשמירת מסמכים מסודרים וקלים לאיתור עובדים. מערכת תיוק מוגדרת ועובדים עוקבים אחר המערכת הנמצאת בשימוש.
יתרונות
מערכות תיוק אלפביתיות הן סוג אחד של מערכת שקל ללמד וללמוד. המסמכים מוגשים בסדר אלפביתי בדרך כלל לפי שם הספק. כל עובד יכול למצוא מסמך נדרש כל עוד שם הספק ידוע.
חסרונות
אחת החסרונות של מערכת זו היא כי מסמכים הם לעתים קרובות misfiled בגלל האותיות. חסרון נוסף הוא שאם משהו הוא הגיש תחת שם פרטי של הספק לעומת שם המשפחה, מסמכים קשה לאתר. שינויי שם בחברות לא יתועדו כראוי, אשר גם גורם לבלבול עם מערכת תיוק זו.
