דוחות הצדקה ממליצים על שינויים במדיניות או בהליכים העסקיים. הם מספקים ראיות המצדיקות מהלך פעולה שפותר בעיה או משפר את הביצועים, למשל. לעתים קרובות הם מציגים פתרונות שמביאים לחיסכון כספי או לרווחים. כדי ליצור דוח יעיל, עליך ליצור טיעונים משכנעים וראיות תומכות כדי לתמוך בשינויים שאתה מציע.
השתמש הכותרת הבסיסית תזכיר (אל / מ / תאריך / נושא) ולמלא אותו פנימה להבהיר מי צריך לקרוא את הדו"ח, מי כתב את זה, ומה הנושא התוכן.
כתוב פסקה הפתיחה המתארת את הבעיה או את מטרת הדוח שלך. הסבר כמה משפטים מה ההמלצות שלך, ולהסביר את היתרונות שהם יביאו.
כתוב מבוא לדוח שלך המפרט את מטרת ומשמעות הדוח שלך בפירוט רב יותר. כלול מידע רקע רלוונטי שיסייע לקורא להבין את המניעים ואת ההיגיון מאחורי ההמלצות שלך.
השתמש בגוף הראשי של הדוח שלך כדי להסביר כיצד אתה מציע ליישם את ההמלצות שלך. לספק פרטים ספציפיים על הליכים או פתרונות חדשים ואת ההשפעות שהם יהיו. להסביר מי יהיה מעורב, מה הם יעשו, איך זה יעלה, וכמה זמן זה ייקח לבצע.
המדינה המחקר או השיטות לך בעקבות להגיע למסקנות שלך. כלול את החסרונות והבעיות שהנהלים החדשים עשויים ליצור, כמו גם את היתרונות. להיות מדויק, לארגן את החומר בצורה הגיונית, ולהיות הוגן; פעולה זו תוסיף כוח לארגומנטים שלך.
סיים את דוח ההצדקה שלך עם סיכום קצר של המסקנות וההמלצות שלך. אל תציג מידע חדש בשלב זה; במקום זאת, בדוק את הטיעונים העיקריים התומכים בהמלצות שלך. כתוב פסקה סגירה קצרה עבור התזכיר שלך.
טיפים
-
הדגש את היתרונות של ההמלצות שלך, ולהסביר כיצד הם עולים על כל החסרונות. שמור על הכתיבה שלך חיובית. הימנע מילים כמו אולי, אולי ואולי. ספק איזון לדוח שלך על ידי דיון בפתרונות חלופיים. מניחים את ההמלצה שאתה מרגיש הוא מבטיח יותר לאחרונה. להיות ברור על הצעדים שאתה חושב צריך לקחת את ההמלצות שלך. הימנע מכלליות; תהיה ספציפי. הצג כל המלצה עם פועל פעיל כדי להוסיף כוח להצעות שלך.
