כתיבת מכתבים עסקיים יכול להיות מסובך. אתה מתיישב כדי להעיף מכתב מהיר בום, אתה נבלע ממש בברכה. כתיבה לאדם אחד יש מספיק בעיות אם אינך יודע את שמו או המין שלו. כאשר אתה מוסיף כמה אנשים, השאלות מתרבות. כמה אנשים אתם כותבים? שניים, שלושה או קהל? אתה מכיר אותם בשמם? האם הם חברים קרובים שלך, או מכרים? למרבה המזל, ישנם כללים והנחיות לכל המצבים האלה.
כתיבה לשתיים או שלוש
אם אתה כותב לשתיים או שלוש, זו תשובה קלה: פשוט כתוב את השמות שלהם. אם אתה מכיר אותם היטב והם על בסיס שם פרטי, אתה יכול להשתמש בשמות הפרטיים שלהם, כגון "וויל היקר, קירסטן ופט".
אם אתה לא מכיר אותם היטב, או שאתה לא בטוח אם השמות הראשונים יהיה מתאים, להשתמש יותר פורמלי: "מר סאותרס היקר, גב 'תומפסון וגברת Crump." בדרך כלל, אתה לא תהיה אשם על היותו רשמי מדי, אבל הגבות יעלו אם אתה פורמלי מדי.
כתיבה לקבוצה
כאשר אתה כותב ליותר משלושה אנשים, איות את שמות נראה מסורבל. אנשים נוטים להרגיש כאילו הם רק רשימה ארוכה. עדיף להשתמש במונח קבוצתי כמו "צוות יקר" או "עמיתים יקרים". זה מצחיק איך האיות של שמות הקבוצה יכול לגרום להם להרגיש כמו אחד של קהל, אבל "צוות יקר" גורם להם להרגיש כאילו הם שייכים לקבוצה; הם חלק מהצוות. "עמיתים יקרים", אומר שאתה רואה אותם ראוי להיות עמית, משתתף שווה שווה.
עם זאת, לא להשתמש "עמיתים יקרים" בעת כתיבה לאנשים בכירים לך. מבחינה טכנית, הם הממונים עליך, לא עמיתיך. אבל אם הם גם בקבוצה, אז "צוות יקר" יעבוד טוב.
כיצד שם שמות
כתוב לאנשים לפי שם אם בכלל אפשרי. לדוגמה, אם כמה אנשים כתבו לך על נושא ואתה רוצה לכתוב בחזרה, לעשות את המאמץ כדי למצוא ולהשתמש בשמות שלהם. אם אתה פונה לעבודה, או שאתה במצב אחר שבו אתה רוצה להרשים מישהו, למצוא את השמות שלהם מראה שאתה תעשה מאמצים נוספים בעבודה שלך, יותר מדי, אם שכרו. האם אתה מכיר מישהו בחברה שיכול למצוא את שמות אנשי כוח האדם המעורבים?
רעיון נוסף הוא ללכת לאתר של הארגון ולראות אם מנהל המחלקה או המנהל מופיע ברשימה. אם זה השם היחיד שאתה רואה, אתה יכול לכתוב את המכתב כמו: "מר ברנס היקר עמיתים" או "מר ברנס היקר וחברי ועדת הבחירה." אם אינך מוצא שמות ספציפיים, כותב "חברים יקרים של ועדת הבחירה" יעשה בסדר גמור. בזמן שאתה יכול לכתוב, "ועדת הבחירה היקרה," הוספת "חברי" נותן לו נופך מיוחד. "חברים" מודה שאתם רואים אותם כפרטים, לא רק כוועדה אנונימית אחת גדולה.
התחלת מין
עם שמות כמו ג'ון, מריאן, ויין ודייזי, קל להבחין במגדר שלהם. שמות אחרים יכולים להשאיר אותך מנחש, כמו קארי, אדריאן, פאט, סאם, כריס, דרו ואלכס. לפעמים הכתיב שלהם מסיר אותם. לדוגמה, אדריאן הוא בדרך כלל זכר, בעוד אדריאן היא נקבה. אבל שמות להתריס כללי איות משותף, אז אם אתה לא יודע, לא להניח.
אם מישהו שאתה מכיר אולי מכיר את האדם המדובר, ייתכן שתוכל לגלות. כמו כן, לבדוק את האתר כדי לראות אם האדם נכתב על והוא מכונה "הוא או היא". חיפוש כללי באינטרנט עבור השם עשוי להניב תשובות, יותר מדי. אם כל זה לא עונה על השאלה המגדרית, זה מקובל לכתוב "מאמן כריס היקר."
למי או לא
בעוד "למי זה דאגה מאי" נשמע נוקשה מאוד רשמי, זה עדיין המלצה מקובלת להשתמש כאשר אין לך מושג למי אתה כותב.
מצד שני, "אדונים יקרים" הוא מיושן. זו מלכודת דקדוק שהיא שאריות מהימים שבהם העסקים היו תחום של גבר. "א.ג.נ." אינו הולם היום כאשר המכתב שלך יכול לקבל טוב מאוד על ידי אישה. "אדונים יקרים או מדאמים" לפחות מודה כי אישה יכולה להיות נמען אחד, אבל זה עדיין נשמע מיושן. קודם כל, אף אחד לא התייחס כאל אדוני או גברתי, אלא אולי על ידי המשרת או הנהג שלהם. אם אין לך שמות ואין לך מושג על המין שלהם, נסה משהו אחר, כמו "ברכות" או "שלום". אלה נשמע ידידותי והם מגדר מתאים.
נימוס עניין בדוא"ל, יותר מדי
בכל המקרים פרט למקרים הפורמליים ביותר, מותר לשלוח מכתב דוא"ל במקום לשלוח את המכתב. הודעות עבודה רבות מציעות תשובה בדוא"ל. אימייל הוא צורה רגועה יותר של תקשורת, אבל כמו במכתב כיסוי, כללי הדקדוק ונימוס עדיין חלים. שגיאות ואיות שגוי יהיו שם לב ואתה תהיה נשפט על ידם.
אותם הנחיות חלות בעת כתיבה לשניים או שלושה אנשים או קבוצה. עם זאת, בעת שליחת הודעת דוא"ל, חשוב לשים את כתובות האימייל בשדה 'עותק מוסתר' במקום בשדה 'אל'. אנשים רבים אינם רוצים שכתובות הדוא"ל שלהם יהפכו לידיעת הציבור, במיוחד כאשר קל להעביר דוא"ל עם פרטי הקשר של כולם, במראה רגיל. "עותק מוסתר", אשר מייצג "העתק פחמן עיוור", אומר שאתה יכול לראות את הכתובת אבל הנמענים האחרים לא יכולים.
