ניהול רשומות הוא פונקציה חובה של חברות, ארגונים ללא כוונת רווח, סוכנויות ממשלתיות, סוכנויות חברתיות, רפואית, מסחרית, פיננסית, בתי ספר, מכללות ואוניברסיטאות וכל סוג אחר של ישויות שיוצרות מידע שצריך לשמור על פרק זמן מוגדר. משקי בית בודדים גם צריך לתרגל ניהול רשומות טוב. ניהול רשומות הוא גם תהליך שיטתי, מאורגן, מתוכנן ומבוקר של ניהול או מעקב אחר מחזור החיים של רשומות. שיא יכול להיות אובייקט נייר מוחשי או שהוא יכול להיות בצורה דיגיטלית או אלקטרונית. רשומות ניתן לשמור על מסמכים פיננסיים, רפואיים, אינפורמטיבי, רשמי, מסמכים משרדיים, שכר, טפסים ממשלתיים ודוא"ל בין מאות סוגים אחרים של רשומות. ניהול רשומות מתייחס לשלושת השלבים של מחזור החיים של רשומות: יצירה או קבלה של שיא; אחזקה, אחסון בטוח, אחזור או שימוש כללי ברשומה; סילוק של רשומה.
יצירת רשומות
יצירה או קבלה של רשומות הוא מה שיוצר את הביקוש לניהול רשומות. היה זה יישום תעסוקה, חשבונית או דו"ח בקרת מלאי, לאחר הרשומה נוצרה, כל פעולות אחרות או פונקציות ניהול עבור הרשומה הזאת צריך להיות מועסק. פונקציה אחת של תהליך ניהול הרשומות היא לקבוע את הזרימה של הרשומה ברגע שהיא נוצרה או התקבלה. מי צריך לראות את הרשומה? לאן הרשומה עוברת אחרי שכולם צפו או פעלו על התקליט (כגון רישום תשלום על חשבון)? מי אחראי על האחסון הבטוח של התקליט? כל השאלות הללו זקוקות לתשובות מושכלות.
ניהול רשומות
שמירה על הרשומה כרוכה בפיתוח פעולות לאחסון הרשומה. מספר שיקולים צריך להתממש בעת אחסון רשומות, כולל ביצוע הרשומה זמינה לאחזור על ידי מי צריך להפנות את המידע או יש גישה לטבע האישי של הרשומה. הצד השני של ההקלטה זמין הוא מציין מי לא יכול לקבל גישה הרשומה. כאשר הרשומה היא מתוך האחסון שלה, זה חיוני לניהול הרשומות טוב יש מערכת במקום לקבוע מי יש את הרשומה, שם יש להם את הרשומה וכאשר הם מתכוונים להחזיר את הרשומה. הבטחת החזרה נכונה של הרשומה היא גם חלק חשוב של מערכת ניהול הרשומות. אחסון בטוח של הרשומות עשוי לכלול אחסון עותקים דיגיטליים של כל רשומה מחוץ הנחות במשרד אחר או בכספת בבנק. רשומות צריכות להיות מאוחסנות במיקום יבש וקריר כדי למנוע נזק לנייר או להעתקה אלקטרונית. תהליכים ארכיוניים הם חלק משלב התחזוקה של ניהול הרשומות. קביעת כאשר רשומה הופך זכאי בארכיון הוא חלק ניהול הרשומות. בחירת המקום שבו רשומות רשומות בארכיון וכמה זמן הרשומות נשמרות הן גם חלק מהפונקציה הזו. כמה רשומות כגון רשומות היסטוריות ניתן לשמור על החיים ולפעמים מעבר לחברה. עבור ערים, מדינות ועיירות, ייתכן שיהיה צורך לאחסן רשומות היסטוריות למשך זמן בלתי מוגבל.
השלכת רשומות
הטלת רשומות בזמן הנכון היא קריטית. השלכת רוב הרשומות צריך להסתיים על ידי רטוש. שיקולים לסילוק כוללים קביעת משך הזמן שיש לאחסן את הרשומה. מסגרת הזמן לשמירת הרשומות תלויה באופי הרשומה. כמה אחסון שיא מוכתב על ידי תקנות ממשלתיות כגון רשומות מס, על ידי כמה בנקים לניהול הלוואה וחלק על ידי הנחיות משפטיות כגון ניירות ההתאגדות. זה כולל גם לקבוע כיצד רשומות מושלכים כגון על ידי רטוש בתוך החברה או שכירת חברה חיצונית לגרוס ופיתוח מערכת מעקב של סילוק יכול גם להיות מועיל. רשימה אשר רשומות לפי קטגוריה שבו נפטר, איך הם היו להיפטר ואיפה יכול להיות מועיל לניהול רשומות לטווח ארוך. יתר על כן, יישום מנגנון חתימה עבור רשומות סילוק יכול לעזור להבטיח שכל מי צריך לדעת יודע לפני כל הרשומות נהרסים.
שיקולים אחרים לניהול רשומות
מספר אפשרויות אחרות כדי להתאים עם מערכת ניהול הרשומות כוללים תיעוד ותקשורת של מדיניות ונהלים הקשורים לכל ניהול רשומות, פיתוח ויישום מנגנוני בקרה ונהלים עבור כל שלב של ניהול רשומות ושמירה על מערכות ניהול רשומות פשוט וקל לתקשר וקל לנהל.
משאבים עבור ניהול רשומות הלמידה
ישנם מאות משאבים זמינים כדי ללמוד ניהול רשומות יעיל. בתי ספר טכניים, מכללות ואוניברסיטאות, הדרכה מקוונת, וכן ספרי עיון בשפע בחנות הספרים המקומית או בחנות ספרים המכללה שיכולים לעזור עם פיתוח יעיל וניהול חוק רשומות המערכת. כמו כן תמיד לבדוק עם המדינה, המדינה, תקנות פדרליות לגבי כללים ספציפיים לניהול רשומות.
