כאשר בעלי הבית לשנות צוות המשרד, זה מועיל לייעץ הדיירים של שינויים אלה, במיוחד של צוות אשר לעתים קרובות אינטראקציה עם הדיירים. קל לייעץ הדיירים של אנשי צוות ושינויים משמעותיים אחרים על ידי מכתב.
לאסוף רשימה של שמות וכתובות של כל הדיירים אשר יושפעו השינוי. לדוגמה, אם אתה לשכור שטח במספר מיקומים ולכן להפעיל יותר ממשרד שכירות אחד, אתה רק צריך לתקשר את השינוי עם הדיירים האלה אשר להתמודד עם משרד ההשכרה שבו השינוי מתרחש. אם יש לך רק משרד אחד, כמובן, התראה כל הדיירים.
הכן את המכתב על נייר מכתבים החברה העליונה לעשות את זה "רשמית", ואת תאריך זה תאריך אתה מצפה רוב האותיות להיות מופץ. השתמש בטכנולוגיית mailmerge כדי להתאים אישית כל אות, או שאתה יכול להשתמש בפורמט כללי יותר על ידי התייחסות לכל אות "הדייר היקר".
תוכן המכתב צריך להיות קצר וענייני, ובדרך כלל צריך לקחת שתי פסקאות של תוכן, בתוספת סעיף הסגירה. דווח על שינוי כוח האדם בפסקה הראשונה. אם העובד החדש ייקח על עצמו את כל חובותיו של העובד היוצא, יגידו זאת, וימסרו את החובות: "ג'ני סמית תצא מהחברה ב -12 במארס ותוחלף על ידי מרי ג'ונס, שתהיה אחראית לתלונות של דיירים, תחזוקה בקשות, איסוף דמי השכירות וענות על כל השאלות הקשורות."
מאידך גיסא, אם התפקידים שביצע בעבר העובד היוצא יחולקו בין עובדים קיימים ו / או חדשים, יש לעשות זאת בפסקה הראשונה; לדוגמה: "ג'ני סמית תצא מהחברה ב -12 למרץ ותוחלף על ידי מרי ג'ונס, שתהיה אחראית על תלונות של דיירים ועל בקשות תחזוקה, וג'ו וייט ייקח על עצמו את האחריות על גביית דמי השכירות ויענה על כל השאלות הקשורות".
בפסקה השנייה, כולל את כל התאריכים הרלוונטיים; במקרים רבים, למשל, עובד משאיר ביום שישי ואת דוחות החלפה ביום שני הבא. במקרים אחרים, קיימת תקופה קצרה של חפיפה כאשר העובד היוצא מאמן את החדש. סגור את הפסקה השנייה באומרו כי מיום השינוי ואילך, כל השאלות, הערות ובעיות רלוונטיות צריך להיות מופנה אל האנשים החדשים אחראים להם, שם אותם שוב. לדוגמה, "החל מ -15 במרץ, אנא פנה לתלונות ולבקשות תחזוקה למרי ג'ונס, וצור קשר עם ג'ו וייט בכל הנוגע לשכר דירה".
בפסקה האחרונה, להודיע הדיירים כי הם צריכים להרגיש חופשי ליצור איתך קשר עם כל חששות, הערות או שאלות. לחתום על המכתב "בכבוד רב", ואחריו את שמך.
טיפים
-
בעלי הבית או הצוות שלהם יכול לספק ביד או לשלוח את סוגי אותיות אלה; לחילופין, הם יכולים להיות מופץ עם קבלות השכירות.
התנגדו לדחף להיות צ'אמי ולתת יותר מדי מידע, גם כאשר הדברים ברורים. "ג'ני סמית עוזבת ללדת", או "ג'ני סמית מתחתנת ויוצאת לירח הדבש שלה, ואז תעבור מהמדינה", הן דוגמאות לתת מידע רב מדי. תן ג 'ני לחלוק את המידע שלה עם מי היא בוחר, וכן להגביל את המכתב שלך מה נחוץ עבור העסק.
