כיצד לזהות פערי הדרכה

תלונות של לקוחות, נזכרות במוצר, החזרות סחורה. למרות העובדים שלך עובדים קשה לשים שעות נוספות, החברה שלך עדיין מנוגע על ידי לקוחות אומללים שעולים לך כסף החזרים ועסקים אבודים. משהו לא בסדר, אבל אתה לא בטוח מה זה ואיך לתקן את זה בעוד התשובה עשויה להיות ציוד מיושן, חומרים תקניים או תהליכים לקויים, חוסר הכשרה, גם עבור עובדים מנוסים, עשוי להיות עברין. הערכת הצרכים ההכרחיים היא הצעד הראשון בקביעת הפער בין תקני הביצוע לבין רמת המיומנות / רמת הביצועים של העובד.

יצירת צוות הפרויקט כדי לקבוע אם פער הביצועים משתרע על הארגון, כמו מחזור גבוה; כרוך תהליכים מיושנים או שינוי הטכנולוגיה; או היא תוצאה של ביצועים ירודים של העובדים. הכשרת עובדים במערכת מלאי מיושנת לא תשפר את היעילות, תזרז את ביצוע ההזמנה או תמנע שגיאות משלוח. תגובות מטומטמות של הברך המאשימות את העובדים בתהליך פגום יכולות לגרום לאימון זמן ההדרכה והדולרים שאינם מספקים תוצאות.

לאסוף מידע. תלונות של לקוחות, סקרי שביעות רצון וסקרי עובדים יוצרים נתונים רבים ומגלים מה העובדים יודעים על עבודתם וכיצד לבצע משימות. מעקב אחר סקרים עם קבוצות מיקוד על נושאים מרכזיים הנגזרים מן הסקרים. מסלול דוחה, מחזיר החזרים, ולעבוד מחדש על פני תקופה של זמן בשיא הייצור או תקופות שירות. קח לוח ולבחון ביצועים של העובדים בזמן אמת נגד הוראות עבודה בכתב וביצועים / תקני איכות. שים לב אילו תהליכים תורמים פער הביצועים.

צור תרשים זרימה של התהליך המדובר. לדוגמה, אם אתה מקבל הרבה תלונות על זמן התגובה שלך מוקד טלפוני או deluged עם מוצרים חזר, לאסוף קבוצה של חברות קטנות ובינוניות - מומחים בנושא - ולרשום את השלבים עבור לקיחת שיחות הלקוח מתחילתו ועד סופו. קבלת אנשים שעושים את העבודה כדי להיות חלק מהצוות מעודדת לקנות את האימונים לבוא. אם יש לך מספר משמרות או מחלקות שהן בעלות עניין בתהליך, חזור על תהליך הזרימה עם כל אחת מהן כדי לזהות וריאציות.

השווה את תרשימי הזרימה. זהה וריאציות, מאמצים כפולים וחסרים או מיותרים. התהליך עצמו עשוי להזדקק לשיפוץ. הדגש בכל פעם שלב בתרשים הזרימה שונה מהוראת העבודה הכתובה או SOP. וריאציות עשויות להצביע על כך צוותי שינוי מבולבלים או misinformed לגבי התהליך וכיצד לבצע את המשימות. אם התהליך תקף אך התוצאות אינן תקינות, יש צורך באימון.

לעבד ולנתח את כל הנתונים שנאספו בשלב זה. חפש נושאים משותפים או סתירות. השתמש בנתונים כדי לזהות את שורש הסיבה לפער הביצועים. יכולות להיות מספר גורמים תורמים. תרגיל זה יסייע להתמקד בתוכן ובמתודולוגיה לקבלת תוצאות מקסימליות.

החלט אם אימון יכול לשפר את המצב ולסגור את פער הביצועים. אם תהליך נשבר, המורל נמוך או לעובדים אין את רמת המיומנות של תהליך משופרת, רק הסבה עובדים יגרום להם יותר בקיאים לעשות את הדברים הלא נכונים. אם זיהית תהליך פגום, עם חברות קטנות ובינוניות שלך מעורב, לבצע שינויים בתהליך. בדוק את התהליך המתוקן עד שתקבל את התוצאות העונות על התוצאות הרצויות. עכשיו אתה מוכן להתמקד באימונים.

לפתח תוכנית להכשרת כל העובדים המושפעים מהתהליך או מההליך המתוקן. זה כולל גם מנהלים. תוכן ההדרכה בפועל עשוי להשתנות לפי מחלקה, רמה או עבודה. הדרכה יכולה להיעשות בתוך הבית, באינטרנט, באמצעות קבלן צד שלישי, ספק או ספק של ציוד או חומרים, או באמצעות סמינר ציבורי מחוץ לאתר. עלות ומיקום, זמן מחוץ למקום העבודה ומספר העובדים המושפעים יסייעו לקבוע את מהלך הפעולה שלך.

ליישם את האימון. לאסוף משוב מן החניכים לאחר כל פגישה ולעשות תיקונים או שינויים המשפיעים על איכות האימון ואת יעילות הלמידה. המשוב ייסגר את הלולאה ויאמת את מסקנת ההערכה ואת תכנית הפעולה או יגלה פערים חדשים הזקוקים להערכה.

טיפים

• כדי לחסוך זמן, כסף ופרודוקטיביות, העובדים יכולים להשלים סקרים וחלק האימון ולתת משוב מקוון.

  לתעד את חומרי ההדרכה למשתתפים ולמדריכים. הפוך את זה חלק האימון של תוכנית אימון העובד החדש.

אזהרה

כל מאמץ לשיפור האפקטיביות והביצועים הארגוניים נידון לכישלון ללא מנהיגות מהראש. המנכ"ל שלך וצוות ההנהלה צריכים להיות מעורבים בתהליך מלכתחילה ולתמוך בתוצאות.