בעלי עסקים יכולים להימנע מבעיות אפשריות על ידי צופים מראש מראש ופיתוח "אם כן, אז מה?" תרחיש תוכניות. זה לא חשיבה שלילית לתכנן ירידה במכירות, אובדן של ספק מפתח או עלייה בעלות חומרים. באמצעות תבנית פשוטה, אתה יכול לכתוב תוכניות תרחיש המסייעים לך להתמודד באופן יעיל עם בעיות פוטנציאליות והזדמנויות.
לזהות ולחקור
הצעד הראשון בכתיבת כל תוכנית תרחיש הוא לפתח את התרחיש בפירוט לנהל מחקר לתמוך את ההשפעות האפשריות של המופע. תרחישים יכולים לכלול ירידה במחירים, מתחרה חדש, הידוק שוק העבודה, הפרת אבטחה, אובדן של לקוח מפתח או אסון כגון שריפה או הוריקן. לערוך מחקר כיצד התסריט עשוי להתפתח, מחפש סימנים ספציפיים להתראה מוקדמת. כתוב רשימה של השפעות הדומינו שהתרחיש עשוי לכלול בכל אחת מהמחלקות שלך. לדוגמה, ירידה במכירות עלולה להוביל לשינוי בתפוקה, בשירות החוב או בתוכניות העבודה. לפתח רשימה של התגובות אתה יכול לקחת על מנת לטפל בתרחיש ומשפיע שלו. אתה לא מחויב לכלול את כל התשובות בתוכנית שלך, אבל זה עוזר סיעור מוחות רעיונות. כאשר אתה מתחיל לכתוב את המסמך שלך, תוכל לאחר מכן לקבוע אם כל אחד הוא מועיל או לא.
התווה את המסמך
כל מסמך עסקי טוב מתחיל עם מתאר מפורט. זה יעזור לך לכתוב את תוכנית התרחיש בצורה מלוכדת. המתאר שלך צריך לכלול סיכום מנהלים, תיאור של התרחיש הפוטנציאלי, השפעות של התרחיש, פתרונות לבעיות, פעולות לטיפול בהזדמנויות, ההמלצות שלך, סיכום ונספח. ייתכן שיהיה מספר תת סעיפים בחלק מקטעי המאקרו של המסמך. לדוגמה, בפרק המכסה את ההשפעות האפשריות של התרחיש המתרחש, תוכל לרשום את ההשפעות על חשבונך, משאבי אנוש, IT, הפקה והכנסות.
כתוב את המדורים שלך בהזמנה
התחל לכתוב את המסמך בסדר שבו הקורא יקרא אותו. זה יעזור לך להבטיח זרימה לוגית מקטע אחד למשנהו. זה גם יעזור לך להימנע מהתייחסות כללית למשהו בסעיף מאוחר יותר שלא הסברת בסעיף קודם. התחל עם תקציר מנהלים שלך, שהוא סקירה כללית של המסמך שלך. סיכום זה אינו אמור להכיל חומר תמיכה, אלא במקום "מה" ללא סעיף "למה". תספק את התמיכה בחלקים הבאים שלך. כלול את התרחיש, את הבעיה או את ההזדמנות שהוא מציג ואת הפתרון המומלץ שלך. בצע את הדומינו שנופלים כאשר מתרחשת תרחיש בעת כתיבת קטעים בדוח שלך, ספר לקורא כיצד תטפל בהם ולאחר מכן תיצור את ההמלצות שלך.
לסיכום ולסיכום
עקוב אחר ההמלצות שלך עם סיכום. לאחר שכתבת את הסעיפים שלך, סכם את הממצאים שלך ללא פירוט. הנייר שלך יכול לעקוב אחר המודל הקלאסי הזה של כתיבה: "תגיד להם מה אתה הולך לספר להם; תגיד להם; תגיד להם מה שסיפרת להם ". זה יעזור לך לקבל את הנקודה העיקרית שלך על פני בהתחלה, לתמוך טענות שלך, ואז מחדש לאשר את הנקודה העיקרית שלך בסוף. סיכום סיכום המסמכים שלך צריך להיות דומה לסיכום המנהלים שלך, אך תוכל לציין כמה נקודות מפתח מהמסמך בקטע זה. בצע את זה עם תרשימים, גרפים, תקציבים או תערוכות אחרות בנספח שלך.
