עמידה מלאה בתקנון התאגיד שלך פירושה שעליך לקיים ישיבות של דירקטוריון כפי שקובעות החוקים. חברים יש שליטה על פעולות הלוח לוקח במפגשים האלה, אבל יש להם הרבה פחות לומר על איך להמשיך את הפגישות. הפרוטוקולים של המפגשים, המתפרשים על ידי בתי המשפט כמסמכים משפטיים, הם כה משמעותיים, כפי שמנסח זאת היועץ העסקי קרטר מקנמארה, "… אם זה לא בדקות, זה לא קרה".
גלה מה מתרחש במועצת המנהלים של מועצת המנהלים הרגילה על ידי סקירת סדר היום לדוגמה בעזרה ניהולית. התאמה אישית של סדר יום זה כדי להתאים את התרבות של החברה שלך ואת המטרה. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
מינוי של מישהו - בדרך כלל מזכיר המועצה - לקחת דקות של הפגישה. פרוטוקול צריך להכיל מידע המומלץ על ידי מקנמארה: שם החברה, תאריך ושעת הפגישה, שקראו לפגישה לסדר, למשתתפים, להצעות שהוגשו, לניגוד עניינים המונע מהמשתתף להצביע, נמנעים מהצבעה והסיבות שניתנו, כאשר הפגישה הסתיימה ומי הכין את הפרוטוקולים.
להחליט אם מנין - הסכום הנמוך ביותר של חברים הדרושים לנקוט פעולה - קיים. כפי שוועדת עורכי הדין של שיקגו לזכויות האזרח על פי החוק מציע, לבדוק את חוקי עזר כדי לברר כמה חברים נדרשים למניין. ברוב החברות, רוב פשוט יעשה. לדוגמה, למועצת המנהלים של עשרה חברים יהיה מניין אם יהיו שישה.
בקש מיו"ר מועצת המנהלים להזמין את הפגישה לפי הזמנה, כמו בדגימת הדגימה של העזרה הניהולית. המזכיר צריך לקחת נוכחות על ידי קורא את שמות חברי מועצת המנהלים אשר מגיבים בקול רם אם הם נוכחים.
שאל אם חברי הדירקטוריון סקרו דקות מהמפגש הקודם והוצעו שינויים. לאחר מכן שאל חברים אחרים אם הם מסכימים עם השינויים. הערה הסכם וחוסר הסכמה. לאחר מכן להצביע על אם השינויים צריכים להיעשות. אם הרוב מצביע כן, להודיע כי השינויים יבוצעו והופץ לכל החברים לאישור בפגישה הבאה.
בקשו מהוועדות לדווח על האירועים מאז הפגישה האחרונה. שימו לב איך מדגם דקות מקנמארה מתייחס מראה חברים המתארים פגישות או אירועים הם השתתפו.
להצביע על תנועות שנעשו על ידי חברי מועצת המנהלים כדי לבצע משימה. דוגמאות להצעות הן שכירת יועץ לכתיבת מענקים, אישור רשימות בדיקה ודוחות כספיים ואף שליחת מתנות לעובדים שאינם חולים.
יש דו"ח חברי "עסקים חדשים", או הקרובה האירועים. האם הם משתתפים בכנסים המשתתפים האחרים צריכים לדעת? או, האם הם שידול ייעוץ על בעיה מסוימת?
לשהות בישיבה ולהודיע על מועד דחייתה. תן את התאריך, השעה והמיקום של הפגישה הבאה. ציין אם מועצת המנהלים תמשיך בפגישת "המבצעת" מושב שבו שאינם חברי מועצת המנהלים אינם מותרים.
