אג'נדות מעצבות את הציפיות לפגישה. שימוש בתבנית אג'נדה מספק סטנדרטיזציה ותבנית פורמלית לפגישה של דירקטור. תכנון הפגישות מראה מקצועיות ומוכנות הדרושות לפגישה חלקה. הפצת האג'נדה שלך יום או יומיים לפני הפגישה תאפשר למזמינים להכין ולצפות את מצגות הפגישה ואת הדיונים. מנהל לעתים קרובות יש לוחות זמנים עמוסים עם קצת זמן למיין באמצעות מסובך מסמכים. פשוט אתה יכול לעשות את פורמט סדר היום, כך יהיה קל יותר עבור מנהלים ועוזרים לקבוע מטרת הפגישה, מיקום ונושאים.
צור את סדר היום של הבמאי שלך בתוכנית עיבוד תמלילים, כגון Microsoft Word. Word הוא יישום שרוב יכול לגשת ומספק כמה פגישה תבניות פגישה כי ייתכן שתרצה לנצל כנקודת התחלה. ניתן להתאים אישית את סדר היום עם לוגו החברה שלך ואת השם.
הזן את שם הפגישה, התאריך, השעה, המיקום ופרטי שיחת הוועידה בכותרת סדר היום. להציג את המידע בבירור, בחלק העליון של הדף וממוקד כך מוזמנים יודעים בבירור כיצד ומתי לגשת לפגישה. ייתכן שתרצה לכלול גם רשימה של מוזמנים ומנחים כחדר בדף.
לבקש נושאים על סדר היום של הדירקטורים המשתתפים. שלח הודעת דוא"ל לפחות שבוע לפני הפגישה כדי לבקש נושאים בסדר היום. רשימת הנושאים של סדר היום לפי האופן שבו אתה מתכנן להציג כל נושא. בתבנית, רשום כל פריט סדר יום במספר שמאלה ובשם האדם האחראי להובלת הדיון לנושא. אם הזמן מוגבל, ייתכן שתרצה להקצות מסגרות זמן לכל נושא, ולציין אותן ליד הפריט של סדר היום.
רשימת "השלבים הבאים" ו "פריטים אחרים" כמו האחרון שלך שני פריטים בסדר היום. זה יאפשר הפגישה שלך לעטוף עם כל פריט תוכנית פעולה ונושאים אחרים אשר עשויים שלא להיות רשום באופן רשמי על סדר היום.
טיפים
-
השתמש באותו פורמט אג'נדה לפגישות של המנהל הבא. הדירקטורים יתרגלו לעיין בתבנית סדר היום ולהציג בקלות את פרטי הפגישה ואת הנושאים. ודא כי סדר היום שלך הם מסודר, יש שפע של רווח בין השורות בבירור להראות את מטרת המסמך ואת הסיבה לפגישה.
