סדר יום מפגש מאורגן ומפותח מבטיח שכל הנושאים החשובים יכוסו בפגישה מסוימת. מבנה המתאר מסייע להדריך את הכיוון של הפגישה, כך שאתה לא לקפוץ לנושא אחד למשנהו, ומאפשר העסק להתנהל בצורה יעילה יותר. התחל את סדר היום מתווה היטב לפני הפגישה, כך שתוכל ליצור מספר טיוטות ולשלוח אותם אל המשתתפים לפני הפגישה כדי לתת להם לדעת למה לצפות.
רשום את כל הנושאים שאתה צריך לכסות בפגישה. התחלה רחבה ככל האפשר. לדוגמה, רשום "תזמון", שעשוי להכיל מספר נושאים. השתמש בכל ההערות מפגישות קודמות, הודעות דוא"ל ומידע שיש לך כדי לוודא שיש לך את כל הנושאים הדרושים שנרשמו.
לתקשר עם מתכננים פגישה אחרים או המשתתפים, ולברר אם יש להם נושאים הזקוקים לתשומת לב. תן להם תאריך יעד עבור נושאים המוצעים ופריטים אז יש לך זמן לעשות כל מחקר מעקב או התכתבות, אם יש צורך, ולאחר מכן להכניס אותם לתוך המתאר.
ארגן את הנושאים שלך. חפש נושאים שניתן להציב תחת נושא גדול יותר. אם לא, לעבור על כל נושא כללי, ולשבור את זה לתוך פריטים ספציפיים סדר היום. לדוגמה, סדר היום של הפגישה הייצור עשוי להכיל "התנגשויות חזרות" ו "תאריכים לזכור" תחת הנושא "תזמון".
להרכיב את הנושאים העיקריים שלך לפי סדר חשיבות. החלט מה הנושאים צריכים ללכת הראשון על המתאר מבוסס על כמה חשובים הם, כמה זמן אתה צריך לדון בהם ושיקולים מיוחדים, כגון האדם המציג את החלק של הפגישה צריך לעזוב מוקדם, למשל.
הקלד את הנושאים העיקריים שלך ברשימה אנכית בגופן מודגש, גדול יותר, בגופן של 14 עד 16 נקודות. הכנס או הכרטיסייה פעם אחת כדור כל משנה מתחת ישירות לנושא הראשי. אתה יכול מספר או מכתב הנושאים ואת המשנה כפי שאתה רוצה. כלול נקודות מפורטות מתחת לכל נושא משנה.
תבליט ותכניס את הפריטים האלה גם כך, כך שהם יושבים מתחת למים, רק לימינו. רוב התוכנות כניסה אוטומטית, מספר כדור כאשר אתה לוחץ על "Enter" ו "הכרטיסייה" בסוף הראשי או משנה.
הקלד את כל פרטי הפגישה הנדרשים במרכז העליון של המסמך, כולל הכותרת והתאריך של הפגישה, השעה, המיקום, המוזמנים או המשתתפים הצפויים ופרטים ליצירת קשר עבור מארגן הפגישה, ככל הנראה בעצמך.
רשום את השם של המציג של כל נושא ליד הראשי או נושא משנה, אם רלוונטי. שים לב כמה זמן אתה נותן לכל נושא. בדוק עם המציג כדי לוודא שאתה נותן לה מספיק זמן.
