סדר יום הוא רשימה של נושאים שיוצגו ויידונו במהלך פגישה. סדר היום שימושי לפגישות רבות כמו אלה במוסדות ממשלתיים, ארגונים ללא כוונת רווח ועסקים. הסוכנויות כוללות בדרך כלל קריאה של הפרוטוקול או הפתיחה של המפגש האחרון, הודעות רלוונטיות, סקירת נושאים לדיון ומסדר.למרות סדר היום לוקח זמן להגדיר, בטווח הארוך הם יכולים לחסוך זמן ומשאבים.
מטרות דיון מלאות
הסוכנויות מספקות קווי מתאר לדיון. המתאר מונע מהמנחה או מחברי הפגישה לשכוח נושאים חשובים שיש להציג. כאשר כל הנושאים נדונו ביסודיות, החלטות יקרות יכול להיעשות כקבוצה במהלך הפגישה במקום לבצע בחופזה תוכניות מחוץ לפגישה. קלט והצעות ממגוון נקודות מבט משפר את איכות הביצועים על ידי חברים.
מסייע בתקשורת חדשות חשובות
אג'נדות מספקות הזדמנות להודיע לחברים באמצעות הכרזות על אירועים קריטיים, מטרות ומשימות. אג'נדות מאפשרות לחברים שלא היו להם גישה לכל מי שבארגון, כדי להודיע על חדשות חשובות ולשמוע חדשות מעניינות. ללא אג'נדה, הודעות לא ניתן להעביר לכל החברים, אשר יכול לגרום לבלבול טינה. Agendas גם לסכם מפגשים קודמים כדי לסייע לחברי לסקור את ההתקדמות ואת לצמצם את המוקד עבור הפגישה הנוכחית.
מספק הזדמנות שווה לתרום
אג'נדות מזכירים בדרך כלל פריטים שיידונו לפגישה הבאה. זה נותן לחברים הזדמנות לשקול את הדיון נושאים לפני הפגישה. בפגישות רבות, חברים בוטים יותר להוטים להשתתף בעוד אנשים שמורים עשוי להיות מהסס יותר. עם זאת, לדעת מה עומד לדיון מאפשר לחברי המחקר נושאים של אינטרסים, לחשוב על איך הנושאים חלים על התחום שלהם ואז לעשות מהורהר, תרומות איכות בפגישה.
מארגן פגישה
סדר יום מתעדכן בפעילויות החשובות ביותר, מגביר את הפרודוקטיביות וממקד את החברים. עצם נוכחותה של אג'נדה יוצרת אווירה רשמית ומרתיעה את חבריה מבזבוז זמן. סדר היום מכין את המנחה ומעודד עקביות וארגון. אג'נדה גם קובע את המטרות ונותן לחברים מטרה. זה מארגן את המחשבות של חברי, כיוון של הפגישה ואת הפעולה לאחר הפגישה.
תורם לארכיון
אוסף של לוחות זמנים קודמים הוא שיא אידיאלי עבור מוסדות חיצוניים, פנימיים, ארגונים והציבור על מנת להציג את ההתקדמות של הארגון שלך. התיעוד מסייע לציבור ולאנשי הארגון להעריך את החלטות העבר, להזכיר להם אירועים קודמים או דמויות חשובות ולנסח מטרות אפשריות. המסדר גם מסייע למנהלי לקבוע את החברים המסורים ביותר על ידי ספירת נוכחות וביקורת תרומות לפגישה. זה יכול לעזור עם החלטות על אילו חברים לקדם או להקצות את התפקיד של הפנייה לציבור.
