תקשורת יעילה עם העובדים הוא אחד האתגרים של להיות מנהל. שלא כמו שיחה אישית, שבה המסר יכול להיות מותאם לאדם מקבל את זה, כאשר אתה מדבר עם העובדים בכללותה, עליך לדבר בסגנון המתאים לכולם. זה יכול להיות קשה במיוחד בעת כתיבת תזכיר שלילי - אחד כי הוא קריטי או שמספק חדשות רעות. פנינג כזה דורש את המנהל להיות ישיר, אבל גם טקט. המטרה צריכה להיות לעודד את העובדים לשנות את מעשיהם מבלי לעורר רגשות רעים.
העבר את החדשות הרעות תחילה. בעת כתיבת תזכיר שלילי, זה בדרך כלל הכי טוב להגיע לחדשות רעות מיד. כולל כמות משמעותית של להוביל את ההודעה יש כמה חסרונות: ראשית, זה יכול לגרום לזה להישמע כאילו אתה stalling; שנית, חלק מהעובדים עלולים להפסיק לקרוא לפני שהגיעו לנקודת הזיכרונות; ושלישית, אם המסר היה צפוי, עובדים רבים יהיה לדלג על ההקדמה בכל מקרה. הנימה של סעיף זה צריכה להיות פשוטה, והעובדות פורטו בבירור. נסו למנוע כעס או שליליות מופרזת.
הצעה לעידוד. אחרי שאתה פורש את החדשות הרעות, להעביר את הטון ואת המיקוד של התזכיר שלך, כך שזה קצת יותר אופטימי. אם המכתב שלך היה קריטי, להציע מילים של שבח ועידוד. אם סיפקת חדשות לא נעימות, הדגש את החיוב. מטרת העבודה שלך כמנהל היא להוביל, משימה שהיא אף פעם לא חיונית יותר מאשר במצבים של קשיים.
הציגו פתרון. אחת הדילמות שלעתים קרובות עובדים מתמודדים עם קבלת תזכורת שלילית היא לא לדעת מה הפעולה שהמפקח שלהם רוצה שייקחו עכשיו. בחלק השלישי והאחרון של המכתב, המתאר מהלך ברור של פעולה כי העובדים יכולים לנקוט כדי לשפר את המצב. הוראה זו אמורה לספק צעדים ברורים עבור העובדים ויש למסור בצורה אופטימית.
קרא את זה בקול רם. לפני שליחת תזכיר, אתה צריך להסתכל על זה ואז לקרוא אותו בקול רם. קרא את זה בקול רם הראשון לעצמך ולאחר מכן לפחות אדם אחד אחר שיכול לספק משוב. תקשיב היטב את הבחירות שלך מילה ונסה לשמוע את כל השפה שעלולה להיות mispretpreted. לאחר שתבצע תיקונים אלה, המכתב צריך להיות הגהה עבור דקדוק, פיסוק ואיות - כדי להראות לעובדים שלך שכתבת את המכתב בזהירות.
