מפגש יכול להיות מוגדר כתהליך עבודה שיתופי שנועד לענות על מי, למה, איך ומה על מטרה מסוימת. מאפייני המפגשים הלא יעילים כוללים משתתפים פסיביים ורגורציה של נושאים שנדונו בעבר. פגישות אפקטיביות הן בעצם ההפך מזה. פגישות יעיל יכול להגביר את הפרודוקטיביות, מורל העובדים ורווחים.
פונקציה
חמשת השלבים להכנת ועריכת פגישות יעילות, הידוע גם בשם חמשת P, הם: המטרה, התוכנית, המשתתפים, ההשתתפות ואת נקודת המבט, הערה דוד Whetten ו קים קמרון בספר "פיתוח מיומנויות ניהול." מטרת בבירור את הכוונה של הפגישה. התוכנית היא מהלך הפעולה במהלך הפגישה. המשתתפים כוללים משתתפים ומנחים. נדרשת השתתפות המשתתפים והמסייעים. נקודת המבט היא המטרה שמטרתה להשיג ולהסכם את ההסכמים הנובעים מהפגישה.
כלים
משחקים הם בין הכלים היעילים ביותר המשמשים לניהול פגישות מוצלחות. מומלץ להשתמש במשחקים מהירים, זולים, מסתגלים, בסיכון נמוך ומשתתפים. סיעור מוחות הוא כלי נוסף המשמש לאיסוף מידע ולהסביר בעיה או מצב. כלים אחרים לפגישות יעילות כוללים שאלונים, סקרים, ראיונות וגליונות עבודה.
מאפיינים
פגישות אפקטיביות הן דמיוניות, משתתפות, חדשניות ומרתקות. הם מתחילים ומסתיימים בזמן. מישהו מוקצה לעקוב אחר דקות וסדר היום. הפסקות מתוזמנות מתרחשות בשעות מסוימות. דיונים חיוביים וחיוביים מעודדים. המשתתפים רשאים להעריך את הפגישה. מפגשים אפקטיביים מסתיימים בנימה ידידותית עם המנחה להבטיח שהרמוניה קיימת בין המשתתפים.
תדירות ומשך
פיטר האני כותב בספר "שפר את כישורי האנשים שלך" כי פגישות יעילות נערכים באופן אידיאלי מקסימום פעם בשבוע, בדרך כלל עבור אותם משתתפים. המפגשים המוצלחים ביותר הם בסופו של דבר בתוך שעה בדרך כלל לא להאריך עד שעתיים.
משמעות
לפגישות המנוהלות גרוע יש השפעה שלילית על המורל של העובדים, מה שהופך חלקן לסקפטי ופסימי, בעוד שאחרות הופכות לאפתיות ולא קשובות. מפגשים בלתי יעילים, מציין ברברה ג 'סטרייבל בספר "המדריך של המדריך לפגישות אפקטיביות," עלות עסקים מיליארדי דולרים בכל שנה הזדמנויות אבודות זמן אבוד. הם פוגעים בתדמית של ארגון, מדגישים את הניהול הלא יעיל שלו ומפחיתים את הפרודוקטיביות. פגישות אפקטיביות לשמר שני המשאבים החשובים ביותר של החברה: זמן וכישרון. מפגשים שיתופי פעולה יעילה להמריץ עובדים.
