כיצד לכתוב הצעה עבור נהלים חדשים

אם אתה עובד נלהב ואתה שם לב כי חלק מהנהלים בעבודה שלך יכול להיות משופר, אתה יכול לשקול כתיבת הצעה להציג נהלים חדשים. זה סוג של מכתב הצעה (או דוא"ל) ניתן לסווג כהצעה פנימית. כתיבת הצעות פנימיות היא קצת שונה מכתיבת הצעות חיצוניות. מכיוון שאתה כותב לאנשים העובדים באותו ארגון כמוך, אתה יכול להשתמש בז'רגון הפנימי שלך ולהיות פחות רגיש לגבי שימוש במידע סודי.

צור תוכנית להצעה שלך. לקבוע את הקהל שאליו תתייחס ההצעה. אם אתה רוצה הארגון שלך כדי להציג מערכת חשבונאית חדשה, למשל, פנה למחלקת הנהלת חשבונות, אולי המשרד של החשב הראשי. כמו כן, לקבוע את מטרת ההצעה שלך - יישום של מערכת חשבונאות מסוימת, למשל. בנוסף, לשים את עצמך הנעליים של הקוראים. זה יאפשר לך להבין טוב יותר איך אתה יכול לשכנע את הקהל כי ההצעה שלך צריכה להתקבל.

התחל לכתוב את ההצעה. מלכתחילה, במפורש וברור לציין את מטרת המכתב שלך. לדוגמה, אתה יכול לכתוב, "אני כותב מכתב זה כדי לשאול את מחלקת חשבונאות לשקול יישום מערכת חשבונאות ABC."

תאר את ההליכים הנוכחיים בארגון שלך. הצג כל חוסר יעילות בהליכים הנוכחיים. לדוגמה, המערכת הנוכחית חשבונאות עשוי להיות זמן רב מדי כדי לפעול. בנוסף, זה עלול לעשות שגיאות יקרות.

ספק תיאור קצר של ההליכים החדשים. לתאר איך הם יהיו שונים מן הישנים. ראשית, לתאר את ההצעה שלך רק כמה משפטים. לאחר מכן, לתת פרטים רבים ככל שיידרש. עם זאת, לשמור על ההצעה מכתב קצר ותמציתי.

תן את הטיעונים התומכים ביישום ההליכים החדשים המוצעים. רשימה ברורה של היתרונות שהנהלים החדשים יכולים להביא לארגון. הטבות אפשריות יכולות לכלול תפוקה גבוהה יותר, איכות טובה יותר של מוצרים או שירותים המיוצרים, חיסכון גדול יותר בחומרי גלם ובמורל עובדים משופר.

גבה את ההצעה שלך עם כל מסמך, אם רלוונטי. לדוגמה, ייתכן שהליכי עבודה חדשים נבדקו במקום אחר בארגון או בתעשייה שלך. סמן את כל המסמכים התומכים בבירור וציין את משמעותם בטקסט של מכתב ההצעה.

לספק פרטים על אופן ההליכים המוצעים ניתן ליישם בארגון שלך. אם אתה מציע להכניס מערכת חשבונאית חדשה, היישום יכול להיעשות בשלבים. במשך זמן מה, את המערכות החדשות והוותיקות יכול להיות מופעל בו זמנית. לאחר בדיקה של המערכת החדשה, המערכת הישנה יכולה להיות מדורגת.

קבל מישהו אחר לקרוא את מכתב ההצעה לפני שתגיש אותו. בקשו ביקורת. דון בהצעה וזיהה את הנקודות שבהן ניתן לשפר אותן. לשנות כמה משפטים בהצעה לעשות את זה יותר משכנע.

שלח את ההצעה שלך.

טיפים

• השתמש בשפה פשוטה. אם אתה צריך להשתמש במונחים מסוימים, לתת את ההגדרות שלהם, אלא אם כן אתה בטוח שהאדם קורא את ההצעה מכיר אותם. כמו כן, לתת עדיפות משפטים קצרים ברורים עד לנקודה.