חובות מנהל חשבונות עבור מעונות יום אינו שונה לחלוטין מאלה של מנהל חשבונות עבור כל שירות מבוסס שירות אחרים, אבל האחריות הן הרבה יותר גדול. מכיוון שמדי יום נדרשים לתת קבלות שנתיות הכוללות להורי הילדים לצורכי מס, יש להקפיד יותר על רישום עסקאות באופן מדויק.
התחייבויות הקשורות למס
בשל אופיו הייחודי של מעונות יום, במיוחד עם ההורים לנכות את הסכום שהם משלמים עבור טיפול הילדים מן המסים שלהם בסוף השנה, מנהל החשבונות חייב לקבל את הסכומים ששולמו על ידי כל לקוח נכון. אם מעונות יום לפני ואחרי הטיפול בבית הספר, יש לשמור תיעוד של כל הסכומים ששולמו עבור שירות זה בלבד, קבלות נשלחות.
חובות שכר
כאשר משלים את הניירת שכר, מעונות יום מעונות להשתמש בתוכנות חשבונאות המסופקים או טבלאות המס נמצא על מס הכנסה ואתרי האינטרנט של המדינה. מנהל החשבונות יצטרך להשתמש בשירות מס ההכנסה הפדרלי הפדרלי ולכל תקופת תשלום ישלם סכום של 941 תשלומים (זה לתרומות החברה לביטוח לאומי, מדיקייר והניכוי הפדרלי יחד עם תרומות העובד.) מנהל החשבונות משתמש באתר, www.eftps.com ומזין את מספר ה- EIN של החברה ואת מספר ה- PIN.
על בסיס רבעוני מעסיק יום מעת לעת יצטרך לספק טופס 941 ולשלוח אותו למס הכנסה. טופס טופס 941 יהיה סך של כל 941 תשלומים שבוצעו כל תקופת שכר חייב להיות חתום ושלח בכל רבעון. מנהל החשבונות חייב גם לבצע את התשלומים המחושבים מתוך התוכנה החשבונאית ולשלוח בכל שנה את מס האבטלה הפדרלי (FUTA). בנוסף לדרישות אלה, כל רבע ממנהל החשבונות צריך גם להשלים את הטופס עבור מס האבטלה של המדינה. (SUTA).
חובות יום-יומיות
מנהל חשבונות במעונות יום חייב לעקוב אחר כל חשבונות חייבים כדי להבטיח כי כל הלקוחות משלמים בזמן וכל חשבונות זכאים כדי להבטיח כי הבניין, שירותים וחשבונות חודשיים אחרים משלמים בזמן. בכל חודש הבנק וחשבונות כרטיסי האשראי חייב להיות לפיוס על ידי השוואת הבנק כרטיס אשראי הצהרות עם תוכנת הנהלת חשבונות ולוודא הבנק / כרטיס האשראי הצהרות מסכים עם תוכנת הנהלת חשבונות.
המחאות מבודדות, עותקים של חשבוניות מספקים וספקים מההוצאות מוגשות על בסיס שבועי על מנת לוודא שכל העותקים המודפסים זמינים לביקורת ולביקורת.
דרישות משפטיות
מנהל החשבונות ישלים ניתוח הכנסות לילד, תוך התחשבות ביחסים המשפטיים של הילדים למורים. היחסים ישתנו בכל מדינה בהתאם לחוק המדינה. מנהל החשבונות חייב להשתמש במידע זה כדי לבנות תכנית להעסקת מורים נוספים או ניתוח עלות לכל כיתה.
התחייבויות פיננסיות
חובות נוספות כוללות איסוף כל המחאות ותשלומים במזומן, רישום אותם חשבונות חייבים ומילא את הפיקדונות מחסן עבור בעל מעונות יום, מי יהיה לבדוק את כל הסיכומים, כדי להעביר לבנק. תקבולים עבור תשלומים שבוצעו יודפסו ויועברו לכל לקוח על בסיס חודשי.
הדפסת דוחות כספיים חודשיים, כולל דוח רווח והפסד, מאזן ותזרים מזומנים, שמירה על הרשומות לקופת המזומנים הקטנה ושמירה על תקבולים להחזרת הקרן בגין כל ההוצאות המשולמות, הן בדרך כלל חלק מהתפקיד.
