החל בשנת 2010, עסקים מסתמכים יותר ויותר על טכנולוגיה כדי לייצר מוצרים ושירותים ולמלא משימות עסקיות. כדי להתאים את השינויים הללו, עסקים משתמשים לפעמים חתימות אלקטרוניות, הידוע גם בשם חתימות דואר או חתימות דיגיטליות. חתימות אלה לוקחות במקום חתימות מסורתיות של דיו על נייר. ישנם יתרונות וחסרונות הקשורים באמצעות חתימה אלקטרונית, כל אשר איש עסקים צריך לדעת לפני יישום מערכת חתימה אלקטרונית או מדיניות.
עלות ציוד
חתימות אלקטרוניות נוצרות ונקראות על ידי טכנולוגיות מתוחכמות המשתמשות ברשתות כדי לאמת נתונים אישיים כגון מיקום עסק או מספרי ביטוח לאומי, או שהן מתקדמות מספיק כדי להשוות נקודות בתוך כתב יד או טביעת אצבע עם נקודות בתמונות במאגרי מידע. ציוד זה לא תמיד זול, כפי שצוין על ידי מדריך למתחילים. גם לאחר עלויות ראשונית הם נפגשו, ההתקדמות בטכנולוגיה חתימה אלקטרונית יהיה אומר כי העסק חייב לעדכן כל הזמן את מערכות החתימה האלקטרונית שלה ולספק תמיכה טכנית.
לקוחות רדומים
מערכות חתימה אלקטרונית מניחות שאנשים יהיו בנוח או מכיר את שיטות החתימה האלקטרונית וציוד. עם זאת, הדורות הקודמים של אנשים אולי לא נחשפו הטכנולוגיה החדשה יותר ולכן עלול להיות בעיה בהתחלה להשתמש בו. גם אנשים בעלי ידע טכני עדיין יצטרכו להישאר מעודכנים בשינויים טכנולוגיים אם הם רוצים לנהל את העסק בצורה אלקטרונית בעתיד. העדר החשיפה לשיטות ולציוד, יחד עם הצורך בחינוך טכנולוגי מתמשך, עשויים להרתיע חלק מהלקוחות בשימוש בחתימה אלקטרונית.
הכרה
עבודה בראשות פריץ גרופ שפורסמה בגיליון 2003 של כתב העת CPA עולה כי קיימת חוסר עקביות בהכרה בחתימות אלקטרוניות החל משנת 2010. אנשים אינם נדרשים בהכרח להכיר בחתימה אלקטרונית תקפה, בהתאם לסמכות השיפוט שלהם.
אימות ואימות
במונחים של אימות ואימות זהות, חתימה אלקטרונית יכולה להיות טובה יותר מאשר חתימת דיו על נייר, בהתאם למערכת בשימוש. לדוגמה, אם מישהו מאבד כרטיס אשראי לא חתום, מישהו אחר יכול לחתום עליו והחתימה בצד האחורי של הכרטיס תתאים לחתימות קבלה, למרות שהחתימה היא לא בעל הכרטיס. לעומת זאת, מערכת חתימה אלקטרונית המבוססת על טביעות אצבע היא הרבה יותר בטוחה, כי אחד לא יכול לשכפל או לזייף את המטריצה טביעת אצבע.
עסקים לטווח ארוך
בחתימה אלקטרונית, אדם אינו חייב להיות באותו מיקום גיאוגרפי כדי להשלים עסקה או לאמת חוזה. אנשים יכולים להשתמש בחתימות אלקטרוניות כדי לנהל עסקים מאלפי קילומטרים, אם יש צורך בכך, ולהגדיל את ההזדמנויות העסקיות הגלובליות ואת שולי הרווח הפוטנציאליים.
חומר והפחתת אחסון
בארה"ב הגירה ואכיפת המכס וגרופה טוענים כי חתימות אלקטרוניות מקטינות את כמות החומרים שמשתמשים בהן על בסיס קבוע, ופחות מקום לאחסון. יתר על כן, חתימות אלקטרוניות להקל על משימות כגון e-filing ו קובץ אלקטרוני חיפושים באתר. זה מפחית את הזמן הדרוש כדי למצוא ולאמת נתונים. בסך הכל, גורמים אלה יכולים להפחית את עלויות העסק.
