חשבונאות היא פונקציה עסקית מפורטת שבה חברות להקליט, לדווח ולנתח עסקאות פיננסיות. מידע זה בדרך כלל מספק תמיכה בהחלטות ניהול והחלטות השקעה לבעלי עניין חיצוניים. בדרך כלל, המידע החשבונאי מחייב תיעוד של דוחות והצהרות חשבונאיות מוכנות. תיעוד זה תומך במידע החשבונאי ומספק לאדם מסמכים או נתונים נוספים כדי להעריך את הדוח.
מדריכים
מדריכים חשבונאיים מתעד ים את המדיניות והנהלים הספציפיים שהחברה עוקבת אחריהם בעת הטיפול במידע הכספי. בארצות הברית, כללי החשבונאות המקובלים (GAAP) הם התקנים החשבונאיים הסמכותיים ביותר. GAAP הוא מבוסס עקרונות, כלומר לחברות יש מידה מסוימת של רוחב בעת החלת העקרונות על המידע הכספי של החברה. עם זאת, בעלי עסקים ומנהלים בדרך כלל יוצרים מדריך כדי לספק תיעוד תומך לגבי השיטות הספציפיות שבהן הם משתמשים בעת החלת GAAP. חברות ציבוריות חייבות גם למסור מידע זה בדוחותיהן הכספיים לציבור.
מידע על עסקאות
חברות דורשות לעתים קרובות כמות מסוימת של מידע או תיעוד עבור עסקאות פיננסיות שונות. לדוגמה, חשבונות לפקידים כוללים בדרך כלל הזמנת רכש, קבלת חשבונית כרטיסים וספקים בעת בקשת חתימת הבעלים לבדיקה. תיעוד זה מסייע לבעלים להבין את מטרת ההמחאה ולאמת את הדיוק והתוקף שלה. עסקאות אחרות דורשות תיעוד דומה לעסקאות חשבונאיות. התאריך, הסכום, מטרת העסקה, חתימת מכין, חתימת הרשאה ומידע אחר עשויים להיות נחוצים לעסקאות חשבונאיות.
שביל ביקורת
שביל ביקורת הוא לעתים קרובות הליך התיעוד הנפוץ ביותר בחשבונאות. מידע שביל ביקורת מסייע לאנשים לראות כיצד מחלקת החשבונאות משלימה עסקאות פיננסיות וחשבונאיות. מערכות ממוחשבות חשבונאיות חיזקו את תהליך מעקב הביקורת משום שרוב המערכות מקליטות חותמת זמן / תאריך המפרטת את רישום העסקאות. נהלי ביקורת אחרים כוללים מתן מסמך העסקה ראשוני, הערות בכתב יד הנוגעות לבדיקות במתמטיקה או לחישובים אחרים, עותקי רישום יומן, וכן חותמת המציינת את קבלת העסקה על ידי החברה או הרשומה בספר החשבונאות.
