אנשים רבים לא יקראו הוראות אלא כמקור אחרון. ברגע שאנשים קוראים אותם, הם מועילים רק אם הם כתובים בשפה ברורה, תמציתית. כאשר אתה מבין את הקהל שלך, אתה תהיה מוכן יותר לספק מבוא, ואחריו את ההוראות.
למד את הקהל שלך
ההוראות בדרך כלל לספר לקורא איך לעשות, לבנות, להפעיל או לשמור על מוצר או הליך. ראשית, זכאי לקהל היעד שלך לדעת עד כמה הם מבינים את הנושא. לדוגמה, אם אתה כותב הוראות לשכירים חדשים, הם צריכים להיות כתובים בשפה פשוטה, בעוד ההנחיות עבור ההנהלה הבכירה עשויים לכלול יותר תעשיית lingo. השתמש בשפה המתאימה לקוראים, וכולל פרטים רבים ככל שהם צריכים לבצע את המשימה.
צור מבוא
לעתים קרובות הקוראים לדלג על מבוא נרטיבי ולעבור ישר לתוך ההוראות. אחת הדרכים לעזור לקוראים לעבור דרך היכרות היא לכתוב הסבר או סיבה להנחיות ברשימה ממוספרת במקום בטופס פסקה. הקוראים נוטים יותר לסקור את הרשימה. כלול את מטרת ההוראות, מי צריך לקרוא את המסמך ואת מה שהוא כולל, כל תחת כותרת נפרדת. מבוא זה גם נותן לקוראים מושג לגבי מה לא מכוסה.
השתמש בקול פעיל
הימנע משימוש בקול פסיבי, כגון "יש להכניס את החוט הלבן לתוספת א '". במקום זאת, כתוב הוראות כפקודות הדורשות קול פעיל, כגון "הכנס את החוט הלבן לתקע A." בין אם אתה כותב רשימה, נרטיב או חוברת, לשבור משפטים ארוכים עם צעדים מרובים לתוך הוראות קצרות המפורטים תחת כותרות. לשבור משפטים הכוללים את המילה "ו" לתוך משפטים נפרדים קצרים. במקום לכתוב "הכבל צריך להיות spliced והכניסו לשקע האדום", לכתוב שני משפטים המתחילים פעלים פעולה, כגון "ספלי את הכבל. הניחו את הכבל המחובר לשקע האדום. "כותרת ברורה ומודגשת יכולה לומר משהו כמו" Hook Up the Wires ".
פעולות נפרדות ממידע הסברתי
לעתים קרובות, גם ההוראות זקוקות להסברים. כתוב הערות הסבר באחת משתי דרכים. הדגישו את ההוראות בפועל, כך שהם בולטים, או לספק הסברים בעמודה נפרדת לעיון. טקטיקה אחת היא למקם את הצעדים בצד אחד של המסמך, עם ההסברים בפסקה קצרה בעמודה זה לצד זה. דרך נוספת, יעילה יותר, היא להדגיש את ההוראות בפועל ולהשלים את הצעד על ידי כתיבת ההסבר. לדוגמה, "לחץ על הלחצן האדום למשך שלוש שניות (מודגש). זה יאפשר את האור כדי להפעיל."
