הנחיות כתובות לעובדים הן לעתים קרובות יותר מועיל מאשר הוראות מילוליות. מכתב המכיל פרטים על מדיניות חדשה או הליך חדש מעניק לעובדים מסמך לעיון עתידי. בנוסף לעזרתם לזכור כיצד לנהוג בהליך חדש, מכתב הוראה מנחה את הדרישה המשפטית של מתן הודעה רשמית על מדיניות חדשה המוטלת על פי חוק. לדוגמה, בתחילת 2011, ערים רבות מפעילות איסורי עישון המשפיעים על עסקים באזור. באחריות המעסיק להודיע לעובדים כיצד לנהוג במדיניות העישון החדשה.
מקום החברה letterhead במדפסת. הוראה זו היא הודעה רשמית, ואת נייר מכתבים יחזק את אופיו הפורמלי של המידע.
הקלד את התאריך המלא. עליך תמיד לכלול את התאריך בהוראה כיוון שהוא קובע את מועד ההודעה. לדלג על שורה.
הקלד את שם הנמען ואת כתובתה אם ההוראה תלך רק לאדם אחד. אם זה מכתב שמיכה לכל העובדים, להשמיט את השם והכתובת.
סוג "עובדים יקרים יקר" ואחריו נקודתיים אם המכתב הוא הולך לכל העובדים. הקלד שם ספציפי אם הוא הולך לאדם אחד.
התחל את המכתב עם הצהרה ישירה על מה ההוראות. תן את הפרטים הרלוונטיים על המדיניות או ההליך, כגון מתי זה ייכנס לתוקף ומי מושפע המדיניות.
רשום את השלבים להשלמת המשימה או לציית למדיניות החדשה. השתמש בשפה ברורה וקלה לקריאה שהעובדים יכולים לעקוב אחריה.
הסבר כיצד מדיניות חדשה זו תועיל לנמענים ותודה על שיתוף הפעולה ביניהם. הסבר מה יקרה אם העובד יבחר שלא למלא אחר ההוראה.
תן כל מועדים מתאימים או פרטים ליצירת קשר בפסקה הסופית. תאר את השיטה להערכת ציות העובדים, אם רלוונטי. הצע תשובה לכל השאלות שיש לנמענים.
סגור את המכתב על ידי הקלדת סגירה מכובדת והקלדת השם המלא והכותרת. רשום מעל השם שהוקלד.
יש עוד מפקח לקרוא את המכתב כדי להבטיח שלא החמצת שום מידע.
שלח את המכתב. אם ההוראה היא תוצאה של שינוי בחוק, שקול לבקש אישור חתימה מהמקבלים להוכיח שההוראה התקבלה.
