כתיבה בפורמט עסקי שונה מסוגים אחרים של כתיבה. הנחיות נוקשות יותר, והסגנון שאתה כותב הוא בדרך כלל מראש. המטרה בעת כתיבה בסגנון העסק היא תמיד להופיע מקצועי. רוב הכתיבה שאתה עושה יהיה עבור לקוחות קיימים או פוטנציאליים, עמיתים לעבודה, או הממונים. כמה מסמכים אלה יכולים להשפיע על כמה טוב אתה או החברה שלך מבצע, ולכן בעקבות ההנחיות היא חיונית.
השתמש בתבנית בלוק, בלוק שונה או חצי בלוק בעת כתיבת מכתב עסקי. פורמט בלוק הוא הנפוץ ביותר. בפורמט זה הכל נשאר מוצדק ומרווח יחיד, למעט רווח כפול בין פסקאות.
כתוב את המסמך עבור הקהל. דגש על הצרכים שלהם ואת האינטרסים שלך במקום. תחשוב על מה הקוראים צריכים לדעת ולקבוע את הדרך המתאימה להעביר את המידע לקוראים הספציפיים.
השתמש בטון רשמי בעת כתיבה לממונים או ללקוחות. השתמש רק בטון לא רשמי עבור תזכירים או הודעות אימייל לעמיתים לעבודה.
להדגיש את המידע החיובי, ולהתמקד היתרונות של הקורא. זה חשוב במיוחד בעת כתיבת מכתב המכיל הודעה שלילית.
כתוב בבהירות ובתמציתיות. אתה יכול לעשות זאת על ידי שמירה על פסקאות קצר, על ידי ציון מידע חשוב בתחילת המסמך ואת פסקאות ועל ידי שימוש ברשימות במידת האפשר. זה עוזר לקוראים שלך, אשר בדרך כלל לחוץ במשך זמן, למצוא את המידע החשוב גם אם הם רק לרפרף את המסמך.
הגה את המסמך כדי לוודא שהוא נקי משגיאות כתיב, דקדוק ופיסוק. כל טעויות בכתיבה שלך יכול לגרום לך להיראות מקצועי או רשלני.
טיפים
-
בדרך כלל זה בסדר להשתמש במילים "אני" ו "אתה" במסמך עסקי. עם זאת, יש לנקוט זהירות בעת שימוש במילה "אנחנו", כי זה הופך את המילים שלך לתוך השתקפות על החברה כולה.
תמיד להשתמש במעי הגס, לא פסיק, לאחר ההצדעה במכתב עסקי.
