חשבונאות היא הקלטה, ניתוח ודיווח של אירועים מהותיים משמעותיים לחברה. חשבונות כוללים רישומים של שינויים בנכסים, בהתחייבויות, בהון העצמי, בהכנסות ובהוצאות. רצף השלבים הרגיל בתהליך ההקלטה כולל ניתוח, הכנה של תנועות יומן ופרסום רשומות אלה לספר החשבונות הראשי. תהליכים חשבונאיים עוקבים כוללים הכנת מאזן ניסוי ועריכת דוחות כספיים.
יסודות: חיובים ואשראי
החיובים והזיכויים הם כלי החשבונאות הבסיסיים לשינוי חשבונות. החיובים מגדילים את חשבונות הנכסים וההוצאות ומקטינים את החבויות, ההון וההכנסות. הזיכויים מגדילים את חשבונות ההתחייבות, ההון וההכנסות ומקטינים את חשבונות הנכסים וההוצאות. חיובים וזיכויים נמצאים בצד ימין ובצד ימין, בהתאמה, של חשבון T, שהוא הצורה הבסיסית ביותר של ייצוג חשבון.
ניתוח
הצעד הראשון בתהליך ההקלטה הוא לנתח את העסקה, לקבוע את ערכי החשבונאות ולהקליט אותם בחשבונות המתאימים. הניתוח כולל בדיקה של נייר או רישום אלקטרוני של העסקה, כגון חשבונית, קבלה מכירות או העברה אלקטרונית. עסקאות שכיחות כוללות מכירות של מוצרים, אספקת שירותים, קניית אספקה, תשלום משכורות, קניית פרסום ותשלומי ריבית. בחשבונאות צבירה, חברות צריכות לרשום עסקאות בתקופה בה הן מתרחשות, בין אם במזומנים או לא במזומן. עסקאות הכנסות והוצאות משפיעות על דוחות רווח והפסד המקבילים וכן על חשבונות מאזניים. עסקאות מסוימות עשויות להשפיע על חשבונות המאזן בלבד.
רשומות יומן
רשומות יומן הן השלב השני בתהליך ההקלטה. יומן הוא רישום כרונולוגי של עסקאות. ערך מורכב מתאריך העסקה, סכומי החיוב והאשראי עבור החשבונות המתאימים וכן תזכיר קצר המסביר את העסקה. לדוגמה, תנועות היומן לעסקת מכירה במזומן הן לאשראי (הגדלה) של מכירות וחייבה (הגדלת) מזומנים. רשומות יומן מגלות את כל ההשפעות של עסקה במקום אחד. הם גם שימושיים באיתור ותיקון שגיאות מכיוון שסכומי החיוב והסכומים חייבים לאזן בסוף תקופה.
רישום לדג'ר
השלב השלישי והאחרון בתהליך ההקלטה הוא לפרסם את רשומות היומן בספר החשבונות הראשי, המכיל רשומות סיכום של כל החשבונות. לכל רשומה יש שדות עבור תאריך עסקה, הערות, חיובים, זיכויים ויתרות זכות. בדוגמה של עסקת המכירה הקודמת, תהליך הרישום כולל הזנת סכום אשראי עבור חשבון המכירות, סכום חיוב לחשבון המזומן ועדכון היתרות המתאימות. ספר החשבונות הכללי עשוי להיות בצורה של קלסר, כרטיסי אינדקס או יישום תוכנה.
