תוכנית עבודה היא כלי המתאר את היקף העבודה, בדרך כלל לפרויקט או לתוכנית. הוא פותח על ידי צוות העיצוב ואת בעל הפרויקט והוא מכיל תיאור הפרויקט, נושאים מרכזיים, מטרות ויעדים, אסטרטגיות מפתח ועוד כמה היבטים חשובים אחרים של פרויקט או תוכנית. תוכנית עבודה משמשת מדריך לקבלנים, עובדים ובעלים.
תיאור פרויקט
המרכיב הראשון של תוכנית עבודה הוא תיאור הפרויקט או התוכנית. תוכנית עבודה מתחילה בדיון בפרויקט או בתוכנית שנוצרה עבורו. זהו סיכום קצר של התוכנית. תוכנית עבודה נוצרת בדרך כלל באמצעות תוכנת עיבוד תמלילים וכוללת מספר קטגוריות מפתח.
נושאים מרכזיים
תוכנית עבודה מכילה את סוגיות המפתח. כל סוגיות המפתח של הפרויקט צריך להיקבע לפני תחילת. בדרך כלל נושאים אלה נדונים בפגישות בין הבעלים, הקבלנים והעובדים. זה צריך לקרות במהלך שלב ההערכה של הפרויקט.
מטרות ויעדים
מרכיב חיוני נוסף של תכנית עבודה הוא סעיף המוקדש למטרות ויעדים של התוכנית. במהלך שלב ההערכה של הפרויקט יש לקבוע את היעדים והיעדים ולהגדירם לפני ההליך. חברות רבות להשתמש בשיטה SMART בעת הגדרת מטרות, כלומר מטרות צריך להיות ספציפי, מדיד, מקובל, מציאותי בזמן.
אסטרטגיות מפתח
זהה אסטרטגיות מפתח לפרויקט. לאחר זיהוי וקביעת מטרות, תוכנית עבודה מפרטת את אסטרטגיות המפתח שישמשו כדי להשיג את המטרות שנקבעו. אבני דרך יש לציין, כמו גם כל המכשולים הפוטנציאליים שהחברה עשויה להיתקל.
משאבים
רשום את כל המשאבים הדרושים כדי להשלים בהצלחה את התוכנית או הפרויקט. זה כולל פיתוח צוותים עבור הפרויקט, מידע התקציב ואת המתקנים הדרושים. לפי סעיף זה, יש להגדיר את התפקידים החשובים של הצוותים והוועדות.
ציר זמן
לפתח קו זמן. מרכיב זה של תוכנית עבודה צריך להיות נתון הרבה מחשבה. קו הזמן צריך להיות בר השגה והוא צריך לקחת בחשבון את כל המכשולים הצפוי החברה עשויה להיתקל.
כלי מדידה
לקבוע דרכים למדוד הצלחה. החלק האחרון של תוכנית העבודה הוא הרכיב של כלי המדידה. מרכיב זה חיוני כדי לדעת אם הפרויקט מצליח בנקודות רבות. כלי מדידה אחד הוא קו הזמן. על ידי השוואת התוצאות בפועל לקו הזמן, הארגון מודד כמה טוב הפרויקט הולך לעומת מטרות ממוקדות.
