לעתים קרובות בעסקים, אנו נדרשים לכלול מכתב כיסוי אשר ילווה דו"ח גדול יותר שניתן לשלוח בדואר, משלוח מיוחד או אפילו דוא"ל. מכתב כיסוי רשמי יש מטרה ספציפית מאוד ויש לכתוב בצורה כזו שהיא מציגה ומתאר את התוכן, לחזור על הנושא הבולט של הדו"ח, כמו גם להצביע על הצעדים הבאים או פעולות שיש לנקוט.
כתיבת מכתב כיסוי
השתמש נייר מכתבים החברה נייח לחבר מכתב כיסוי של הדו"ח בכבוד לחשיבות של המסמך שהוא מלווה. גם אם באמצעות דואר אלקטרוני נייח, להתייחס אליו כמו מכתב כיסוי נייר על ידי הוספת תמונה של לוגו החברה בדף הדוא"ל.
כלול את תאריך היום וכן את פרטי הכתובת, כולל שם פרטי ושם משפחה, כותרת, שם עסק, כתובת רחוב ועיר, מיקוד. השתמש ב"התודה ", ולאחר מכן ברכה רשמית כגון הקיצורים מר, גברת או גברת, אם האדם הוא זר או" יקר "עם השם הפרטי ו / או האחרון של הנמען, אם היחיד הוא ידוע.
ציין את מטרת המכתב בגוף המכתב באמצעות המילים כגון "מכתב זה מספק את (שם הדוח) לבדיקה שלך או תגובה (או מה הפעולה הרצויה). השתמש בהזדמנות זו כדי לסכם בקצרה את תוכן הדוח. נסו לסכם את מטרת הדוח באופן תמציתי ככל האפשר - במשפט אחד או שניים לכל היותר.
יש לשים לב למסקנה של הדו"ח כאן, מבלי למסור את תמצית ממצאי הדו"ח. אתה רוצה את הקורא לקרוא את הדו"ח בפועל ולא רק את המכתב לכסות. מכתב הכריכה צריך לעורר את תיאבונו של הקורא על מה שיימצא בדו"ח הסופי.
יש מסקנה רשמית או הצעדים הבאים בסעיף שבו אתה המדינה מה הפעולות הרצויות הם מן הנמען. האם אתה רוצה שהם יעבירו את המסמך על או, לחתום על המסמך או לתאם מפגש גדול יותר כדי להציג את הממצאים? להיות מאוד ספציפי לגבי השלבים הבאים, כמו גם את היום והתאריך אם זמן פעולה רגיש נדרש.
סיים את המכתב לכסות עם סימן רשמי כגון כגון, באמת, או בברכה. כלול את השם ואת הכותרת של מחבר המכתב. רשימת שמות של אנשים אחרים אשר יקבלו את הדו"ח ואת המכתב לכסות ברשימת cc.
