חשוב לכתוב דו"ח נתונים כי יהיה יעיל לתקשר את הנושא למנהלים עסוקים שיש להם רק כמה דקות לעבור את הדוח שלך. אחד הדברים המרכזיים שיש לכלול הוא ייצוג חזותי של הנתונים החשובים ביותר, כגון תרשימים וגרפים. אתה צריך גם לשמור את השפה תמציתית ללא ז 'רגון.
סקירה כללית של כתיבת דו"ח אנליטי טוב
הצעד הראשון הוא מתאר את הדו"ח על פי מה הנחיות אתה צריך ללכת. לכל חברה יש בדרך כלל פורמט משלה לכתיבת דוחות, ואתה חייב לעקוב אחר הפורמט שלך. מתאר זה יהיה בעצם לתת לך מפת דרכים ללכת כמו שאתה כותב את הדו"ח ואנו מקווים לעזור לך להתמודד עם כל בלוק של סופר שעלול להתעורר בהמשך הקו. אתה צריך לעצב את הדוח שלך כדי להסביר ולנתח את כל הנתונים ואת המסקנות הגיעו בפורמט קל לקריאה. אם הדוח שלך ארוך, ייתכן שתצטרך לכלול גם תוכן עניינים.
חשבו על ההיבט החזותי
נתונים, כשלעצמם, יכולים להיות מופשטים וקשים להבנת הקשר. לכן, אתה צריך להיות נדיב בשימוש שלך תרשימים, גרפים וטבלאות כדי להמחיש את התוצאות של הניתוח שלך. במידת הצורך, ניתן לכלול הפניות בטקסט כדי להסביר גרפיקה חיונית. הקורא שלך צריך להיות מסוגל לדעת מה הכי חשוב על כל גרפיקה, ולכן אתה צריך להדגיש את זה, במקום רק לתאר את מה שכבר ניתן לראות. כמו כן, ודא הפניות הטקסט שלך קרובים גרפיקה הם התייחסות, כך הקוראים שלך יכול לעשות את החיבור בין השניים.
לעשות טיוטה קשוחה
לאחר שתסיים עם מתאר, ליצור טיוטה גסה הכוללת את המידע החשוב ביותר, מובנים על פי המתאר. הפרטים הטכניים אינם חשובים כעת; ניתן להוסיף אותם מאוחר יותר. הרעיון הוא לכלול את המידע החשוב ביותר הראשון כך הקורא יוכל למצוא אותו בקלות כאשר הם מקבלים את הדוח שלך. זכור כי רבים מהקוראים שלך עסוקים. כמו כן, זכור להיזהר עם השימוש שלך בז 'רגון, הימנעות בו בכל מקום אפשרי.
תקציר תמציתי ותמצית
למרות שהם מופיעים בתחילת הדו"ח שלך, תקציר מנהלים תקציר הם ההיבטים הסופיים שתכתוב. שני הסעיפים מייצגים סיכום של הדו"ח, המציג את המסקנות החשובות של הדו"ח. בגלל זה אתה כותב אותם לאחרונה.
לסיכום המנהלים יש חשיבות משלו בדוח ניתוח נתונים. הסיבה שהיא נקראת תקציר מנהלים היא שזה סיכום למנהלי החברה. אלה הם אנשים עסוקים כנראה שאין להם זמן לקרוא את הדו"ח כולו, עובר על כל הפרטים עדין. לכן, כדאי שתנסה, עד כמה שניתן, ללכוד את הנקודות הבולטות של הדוח בסיכום המבצעים, כגון המטרה, נקודות הנתונים העיקריות והמסקנה. להיות תמציתי ככל האפשר ורק לכלול את הנקודות החשובות ביותר. אם המנהלים יכולים מיד להבין על מה הדו"ח, רק על ידי קריאת תקציר מנהלים, אז עשית את העבודה שלך.
בצע שינויים
לשנות את ניתוח הנתונים שלך פעמים רבות ככל שאתה צריך, כדי לוודא לארגן את המידע בצורה קוהרנטית מבחינה לוגית. הימנע מגושם, פסקאות משעמם להשתמש בחלל לבן כדי להפוך את הדו"ח מושך מבחינה אסתטית. להציג מידע טבלאי כמו תרשימים. ולבסוף, להימנע משימוש בקול פסיבי לאורך כל הדרך.
