הכותב ובעל הטור הארווי מקיי אמר פעם, "אם לא תצליח לתכנן, אז אתה מתכנן להיכשל". בשום מקום אין זה נכון יותר מאשר בניהול פרויקטים. מנהיג פרויקט מצליח חייב להיות מסוגל לתמרן כדורים רבים תוך התמודדות עם צוות מגוון של אנשים, תכנון אסטרטגי, הערכה ומדידה הוא בלב כל זה. אם להרכיב תוכנית קפדנית, לתקשר בבירור לצוות שלך למדוד התקדמות לאורך הדרך, הנתיב לפרויקט מוצלח הוא כמעט בטוח.
הגדר את היעדים שלך. לפני שאתה יכול להתחיל להוביל כל פרויקט, עליך לעבוד בשיתוף פעולה הדוק עם הלקוח שלך כדי להיות בטוח שאתה על אותו דף כאשר זה בא מה צפוי מתוך התוצר הסופי, וכי הציפיות של הלקוח הם סבירים. יצירת מסמך הגדרת הפרויקט נותן סקירה כללית, קובע את מטרות מוסכם כולל היקף הפרויקט, כל ההנחות והסיכונים, איך אתה מתכנן לגשת לפרויקט, אילו חלקים של הארגון שלך בסופו של דבר לעבוד על הפרויקט ואת העלות המשוערת אומדני משך. אל תתחיל פרויקט ללא מסמך זה חתום על ידי נותני החסות או הלקוחות וכל בעלי העניין המרכזיים.
לתכנן, לתכנן ולתכנן עוד קצת. ג 'ק ג' ו וג 'יימס קלמנטס, מחברי "ניהול פרויקטים מוצלח," אומר כי, "לוקח את הזמן לפתח תוכנית מחושב מראש לפני תחילת הפרויקט הוא קריטי להצלחה מוצלחת של כל פרויקט." להתחיל את התכנון שלך על ידי שבירת הפרויקט לתוך סדרה של דליים קטנים יותר, זיהוי משימות בתוך כל אחד. לכלול אבני דרך ברורות בתכנון, אשר יעזור לך להעריך אם אתה על המסלול או לא כמו התקדמות הפרויקט. כלול עלויות שתצטרך בכל שלב של הדרך, ואת שעות האדם המשוער עבור כל משימה.
להרכיב צוות לעבוד על הפרויקט מבוסס על שעות האיש ומיומנויות הדרושות לך זיהו במהלך תהליך התכנון. ברור לתקשר את המטרות הכוללת, מטרות, היקף ותקציב, כמו גם תפקידים בודדים שלהם בפרויקט. ודא כי כל חבר צוות יש את התקציב ואת המשאבים כדי לעשות את העבודה. השתמש תרשימים RACI לפי הצורך, כך ברור מי אחראי או אחראי על כל אבן דרך, כמו גם מי הם התורמים ומי צריך להיות מעודכן על התקדמות.
צור לוח זמנים לתקשורת רגילה עם הצוות. עבור פרויקטים ארוכי טווח, מפגש צוות רשמי אחד לחודש יכול להיות מספיק, לעבור פעם בשבוע בכל פעם שהפרויקט מתקדם. בשבועות האחרונים של הפרויקט, אתה עשוי למצוא כי פגישות יומיות נדרשים. להיות נגיש בכל עת עבור כל חבר צוות לענות על שאלות.
למדוד את התקדמות הפרויקט לעתים קרובות. התפקיד שלך הוא להשלים את הפרויקט בזמן, במסגרת התקציב ואת הציפיות של בעלי העניין. פרויקטים רבים, לעומת זאת, סובלים תקציב bloat והיקף השרץ. ג 'ייסון ווסטלנד, מחבר ומנכ"ל של חברת ניהול פרויקטים Method123, אומר כי תקציב הפרויקט צריך להיות חלק חי של הפרויקט שאתה לסקור באופן שוטף עם הצוות ובעלי עניין מרכזיים לאורך כל חייו של הפרויקט. אם אתה מעריך את ההתקדמות באופן קבוע ומתקשר עם הצוות שלך ביעילות, תוכל לזהות בעיות בתקציב ובהיקף מוקדם ולבצע את התיקונים הנדרשים.
