כיצד להצביע על סימני מכתב

בין אם הם נשלחים על ידי שירות הדואר או בדוא"ל, מכתבים עסקיים תמיד לעקוב אחר פורמט מסוים וסגנון. לאחר הפורמט מגיע לנקודה במהירות ואומר לקורא שלך על מסמכים קשורים נוספים שהוספת כגון קורות חיים, חוזה חתום או עותקים של חשבוניות ששולמו. פירוט קבצים מצורפים בגוף המכתב שלך וציון אותם בתחתית המכתב שלך הוא דרך מקצועית לעזור לנמען להבין למה אתה כותב ומה חומרים נוספים ששלחת.

תגיד את הקורא למה אתה כותב

מכתב עסק כתוב היטב מתחיל במשפט אחד המסביר מדוע אתה כותב. תגיד את הנמען מה וכמה מסמכים אתה מצרף ולמה אתה כולל אותם. אתה צריך להתחיל עם ביטויים כגון "אני מצרף את קורות החיים שלי לתפקיד עוזר מנהל", או "מצורף הוא עותק של המכתב שקיבלתי המאשר התשלום האחרון שלי."

הימנע להיות פורמלי מדי

מכתב מכתב העסק שלך לא צריך לכלול את הביטוי הרבה יותר רשמי "בבקשה למצוא סגורה …" למרות שזה לא נכון מבחינה דקדוקית, סוג זה של השפה הרשמית בכתב משמש בעיקר בכתבי עת אקדמיים, מסמכים רשמיים ומקומות שבהם רמה מוגברת של רצינות נדרשת. ככלל, להימנע בשפה רשמית יתר על המידה היומי שלך התכתבות עסקית ודוא"ל.

רשום את הקבצים המצורפים או החריגות מתחת לחתימתך

בתחתית המכתב לאחר קו החתימה הוא המקום הנכון לרשימת הקבצים המצורפים. אם אתה שולח דוא"ל, שטח כפול לאחר החתימה ולאחר מכן לצטט את הקבצים המצורפים עם סימון קצר כגון "קבצים מצורפים: לחדש את ג 'יין ק' Doe". אם אתה שולח מכתב באמצעות שירות הדואר תוסיף סימון קצר המתאר את שני הקווים תחת החתימה. אתה יכול לכתוב את המילה "מארז" (לדוגמה: "מארז: סיכום שוק חודשי") או להשתמש בקיצור עסקים משותף "enc." ("Enc: חידוש עבור ג 'ון ק')

טיפים נוספים עבור דוא"ל עסקי

כיצד שם קבצים מצורפים: עיצוב קריטי בעת שליחת דוא"ל עסקי. שם הקובץ של הקובץ המצורף צריך להיות קשור לדוא"ל שלך. כלול את שמך, תיאור קצר של הנושא ותאריך האימייל. אם יש יותר מעמוד אחד לקובץ המצורף, ציין זאת גם כן.

צירוף תמונות ביעילות: אם אתה שולח תמונות, הקפד לחתוך את התמונות שלך כדי להציג רק את מה שרלוונטי ובגודל קטן או בינוני שיוריד במהירות במחשב או בהתקן של הנמען שלך.

הקפד לכלול הכל: לפני שתחתום את המעטפה או לחץ על הלחצן שלח, ודא שהמתחם נמצא במעטפה או שהצרפת את המסמכים לדוא"ל. מגייסים רבים ועסקים אחרים עשויים למחוק מכתבים שאינם כוללים את הקבצים המצורפים המבוקשים. זה גם נותן את הרושם השולח הוא רשלני.