כאשר אתה נדרש לכתוב דו"ח מקצועי, אתה אולי מבולבל לגבי המידע לכלול. כתיבה עסקית, במיוחד עבור דוחות, לעתים קרובות יש פורמט וסגנון שיש אחריו. כאשר אתה רגיל לכתוב בפורמט ובסגנון הנדרש עבור דוחות מקצועיים, אתה אמור להיות מסוגל לכתוב דו"ח במהירות ובקלות.
סקור את סגנון כתיבת הדוח. שלא כמו כתיבת נרטיב או חיבור, כתיבת הדו"ח יעילה מאוד. יש להסיר מילים מיותרות, והשפה פשוטה וישירה. השתמש בקול פעיל והימנע ממידע מיותר.
הוסף פריטים תבליט בכל פעם שאתה יכול. במקום להסביר משהו בצורת משפט, דוח יסביר את זה עם רשימת תבליטים. לדוגמה, התכונות של הפרויקט העסקי לא יהיה כתוב בצורת פסקה, אלא המפורטים עם כדורים.
לשבור פסקאות, כך שכל אחד מהם הוא רק כמה שורות ארוכות. דוח הכתיבה אינו כולל פסקאות ארוכות.
הימנע מהוספת מידע שהקהל שלך כבר יודע. עם חיבור, אתה מניח לעתים קרובות כי הקורא אינו יודע דבר על הנושא. בכתיבת דוח, מחק את כל המידע שהקהל שלך כבר מכיר. לדוגמה, אם אתה כותב דוח על מדיניות חברה חדשה עבור צוות הניהול, אל תכלול מידע כללי על החברה שלך שהמנהלים כבר ידעו. עם זאת, מידע זה עשוי להיכלל אם הדוח הוא עבור קבוצה של עובדים חדשים.
כלול חומרים משלימים עם דוח עסקי. דברים כמו תרשימים, גרפים, תמונות, טבלאות, דיאגרמות חזותיים אחרים ניתן להשתמש כדי לשפר את הדו"ח ולהפוך את המשמעות ברורה יותר.
לשים כותרות לאורך הדו"ח כדי להפנות את הקטעים השונים קל יותר עבור הקורא.
