לכל עמותות יש תקנון פנימי: מערכת של כללים המסדירים דברים כמו חברות, סמכויות המנהל או המנהל, חובות והרכב, קצינים ארגוניים וחובותיהם, ניהול פיננסי וכללים לביצוע שינויים או תיקונים. חוקי עזר אינם מסמכים ציבוריים, ואין משרד ממשלתי דורש או בודק אותם… הם קיימים כמסד יסודי או מחברת המתאר כיצד הארגון יפעל על מנת להבטיח יושר, שקיפות ואחריות.
להודיע לכל חברי הועד או הדירקטורים של האסיפה המתוזמנת על מנת לטפל בשינויים שחל בהם. כמות ההודעה הנדרשת מצוינת לעתים קרובות בתקנון הארגון עצמו. לספק מספיק הודעה מראש, כך שאף אחד לא יכול להאשים את הארגון של מנסה להוציא כל אדם מוסמך להשתתף.
ספור את הנוכחים הנוכחים כדי להבטיח שיש לך "מנין" --- המספר המינימלי של חברי מועצת המנהלים או המנהלים הנדרשים לנהל עסקים רשמיים. מספר זה הוא בדרך כלל פשוט רוב חברי מועצת המנהלים או דירקטורים, והוא שוב המצוין בדרך כלל ביותר בתוך חוקי העזר עצמם.
מינוי חבר אחד לקחת הערות מפורטות של הפגישה, אלא אם כן יש לך כבר מיועד מזכיר מועצת כקצין של הארגון.
התקשר לפגישה להזמין (בדרך כלל מבוצע על ידי נשיא מועצת המנהלים) ולהציג את השינויים הרצויים לפי חוק. הקדישו זמן מספיק לדירקטוריון כדי לדון בשינויים, לדון חלופות ולשאול שאלות לגבי השינויים המוצעים בחוק.
קריאה להצבעה על השינויים המוצעים (שוב, בדרך כלל נעשה על ידי נשיא מועצת המנהלים), עם מזכיר את תוצאות ההצבעה.
להדפיס את התקנון המתוקן (אם אושרו השינויים המוצעים) ולהפיץ אותם לדירקטורים או לדירקטורים. שמור עותק נוסף הזמין לעיון הציבור במטה הארגון שלך בכל עת.
