טופס מס הכנסה W-4 הוא אישור כי סוכנות המס הפדרלי דורש כל העובדים החדשים למלא ולמלא את מעסיקיהם. ה- W-4 מפרט את מספר קצבות ההפרשה שהעובד מבקש לתבוע. ככל שמספר הקצבאות גדול יותר, כך קטן סכום הניכוי. ה- W-4 גם מאפשר לעובדים לתבוע פטור מניכוי מוחלט. בעבר, IRS נדרש מעסיקים להגיש W-4s עבור עובדים מסוימים, אבל זה כבר לא המקרה.
הגשה
בשלב מסוים, ה- IRS נדרש מעסיקים להגיש טפסים W-4 כאשר עובד מרוויח לפחות 200 $ בשכר טען יותר מ -10 דמי ניכוי. בשנת 2010 קצבה אחת פטרה 3,650 $ משכר העובד ממס הכנסה. מס הכנסה גם נדרש מעסיקים להגיש את W-4 עבור עובדים אשר טענו פטור ממסים פדרליים לחלוטין, בשל מצב הגשת שלהם, הכנסות משק הבית, ניכויים ופטורים.
ניכוי
מעסיקים נאלצו לנהוג לפי הוראות IRS כדי לעכב בהתאם למגבלה על מספר הפטורים שהוא איפשר לעובד. העובדים היו צריכים לשנות את W-4 שלהם אם הם רוצים לתבוע יותר פטורים מאשר מותר, ולספק הצהרה בכתב המסביר את הבקשה. הבקשה היתה חייבת להיות מאושרת על ידי מס הכנסה לפני המעסיק יכול להתאים את ניכוי על פי רצונו של העובד.
תקנות חדשות
תקנות חדשות שחלפו בשנת 2005 שינו את ההנחיות להגשת W-4 עם מס ההכנסה הפנימי. אף על פי שהחוק עדיין דורש מעובדים להגיש את טיוטות W-4, הוא אינו מחייב הגשת מסמכים באופן אוטומטי על ידי המעביד בכל נסיבות שהן.
בקשות בכתב
מס הכנסה עדיין יכול לשלוח בקשה בכתב למעסיק להגיש W-4 עבור עובד מסוים. הסוכנות טוענת כי כעת היא משתמשת באמצעים אחרים כדי לקבוע אם העובד הוא טוען יותר מדי פטורים ויש מעט מדי המס מנוכה משכורות שלו. עם קבלת ה- W-4, מס הכנסה יכול לבקש מעסיק להגדיל ניכוי במקרים המתאימים, באמצעות שימוש במכתב "נעילה".
נעל- In מכתבים
על החלטה כי ניכוי אינו מספיק עבור עובד מסוים, מס הכנסה את בעיות "נעילה ב" מכתב. המכתב נותן את המספר המרבי של קצבאות לעובד המסוים, ואת התאריך שבו על המעביד להתחיל בניכוי בהתאם למספר זה. כל שינוי עתידי בניכוי חייב להיות מאושר על ידי מס הכנסה. עותק עובד של מכתב נעילה חייב להיות מרוהט לעובד או, אם מתאים, המעסיק חייב להודיע למס הכנסה כי העובד כבר לא עובד עבור החברה. מכתב הנעילה נותן לעובד תקופת חסד שבמהלכה הוא יכול להגיש הודעת W-4 חדשה ותמיכה.
