ניהול הרכש הוא מרכיב משמעותי עבור כל עסק. חברות מכירות בחיסכון משמעותי בעלויות הנובע מהחלטות רכישה יעילות וכן כיצד אסטרטגיות רכש גרועות עלולות לגרום לאסון: ספק שאינו מצליח לספק את הזמנת הרכש שלו לבית מלון, למשל, עלול לפגוע ביכולתו של העסק לספק אירוע עבור 500 אנשים.
בקרת עלויות
בקרת עלויות היא גורם קריטי בניהול הרכש. אלה מנהלים לנתח אילו ספקים מוכרים את התשומות הדרושות לייצור ובאיזה מחיר. מתוך מידע זה, הם בודקים שורה של גורמים אחרים, הכוללים משלוחים בזמן, אחריות, מוניטין בתעשייה ואורך הזמן בעסקים. בגלל החלפת ספקים הוא יקר, מציאת ספק אמין חשוב לשלוט בעלויות.
יציבות מחירים
תפקיד חשוב של ניהול הרכש הוא השגת יציבות מחירים. כאשר עלות הייצור משתנה בפראות, מחלקות אחרות חווים מכשולים. לדוגמה, צוות השיווק אינו יודע איזה מחיר לגבות לקוחות, מומחי האוצר לא יכול להעריך רווחים ורואי חשבון לא יכול לקבוע את תזרים המזומנים של החברה. מנהלי רכש לשמור על עלות הייצור יציבה במספר דרכים, אחד מהם הוא משא ומתן עם ספקים כדי להשיג את המחיר הנמוך ביותר לנעול את הערך עבור חוזה ארוך. עבור תשומות עם מחירי תנודתיים כגון סחורות, מנהלי הרכש לעבוד עם הבנקים כדי לגדר את הפריטים האלה בצורה של חוזה קדימה. אלן E. סניף, מחבר "הבינלאומי רכש וניהול", מסביר כי חוזים אלה גם להגן על תאגידים רב לאומיים מפני הסיכון של תנודות מטבע, אשר יכול להשפיע גם על עלות הייצור.
ניהול שרשרת הספקה
אבטחת שרשרת האספקה היא תפקיד קריטי נוסף של מנהלי הרכש. הקונים אחראים להבטיח כי כל החומרים הדרושים מופיעים בזמן, שלמים ואיכות צפויה. אם כל המשלוחים האלה מתעכבים או subpar, את ההשפעות להדהד לאורך שרשרת הייצור. משלוח של ברגים פגומים, למשל, עלול לגרום למוצר המוגמר להתפרק. בתורו, הסדר כולו הוא בסכנה בגלל החלטת הרכישה של ההנהלה. כפי שהוסבר במאמר "בלומברג" במאי 2011, התפוצצות הספק של אפל בסין גרמה להפסד אפשרי של 500,000 מכשירי אייפד.
שביעות רצון של לקוח
מנהלי רכש ממלאים תפקיד בסיסי בהבטחת שביעות רצון הלקוחות. למנהלים יש מחויבות זו בשתי דרכים: איכות המוצר והמשלוח בזמן. כאשר קונים לבחור מרכיבים באיכות גבוהה בעלויות נמוכות יותר, אלה חיסכון בעלויות ניתן להנפיק ללקוח. כמו כן, איכות ירודה מרתיעה לקוחות חוזרים לעסק. מוצרים מושהים פגומים הם דרכים אחרות לקוחות מושפעים על ידי החלטות של מנהלי רכש. לפיכך, לעובדים אלו יש תפקיד קריטי בעיצוב חווית הלקוח עם הארגון.
