רוב העסקים מקבלים משלוחי מלאי על בסיס קבוע. מלאי מספק את המשאבים כדי לבנות מוצרים חדשים עבור לקוחות או מוצרים מוגמרים למכור ישירות ללקוחות. חברות שעוקבות אחר תהליך קבלת מלאי שנקבע מראש, ידעו כי החברה יודעת אילו פריטי מלאי נכנסים למלאי ומשלמים רק עבור פריטים אלה. תהליך קבלת מלאי מדויק תורם גם לשמירה על רמות מלאי מדויקות.
הגעה למשלוח
הצעד הראשון בעת קבלת המלאי מתרחש כאשר המשאית מגיעה אל המזח של החברה. אנשי המחסן נפגשים עם נהג המשאית ומתחילים לפרוק את המשאית. עובדי המחסן פורקים את המלאי מהמשאית למיקום מסוים בתוך המחסן. העובדים מתעדים את הכמות של כל פריט במסמך המשלוח. הן העובד והן נהג המשאית חותמים על המסמך המאמת את הכמות שהתקבלה.
השווה מסמכי משלוח
עובד המחסן משווה מספר מסמכים על מנת להבטיח כי כמויות נאותות נרשמות. מסמכים אלה כוללים את הזמנת הרכש המקורית, מסמך המשלוח ודוח קבלה בכתב יד. אם קיימים אי-התאמות בנוגע לפריט המלאי או הכמות, העובד מאמת את המלאי המתקבל וכותב ידנית את התיקון על המסמך.
מלאי מלאי
לאחר אימות הכמויות שהתקבלו, מאחסנים עובדי המחסן את המלאי על מדפי המחסן. כל מדף מחסן מכיל סמנים בהם החברה משתמשת באיתור מלאי בעת הצורך. עובדי המחסן כותבים את סמני המחסן על המסמכים בזמן שהם מאחסנים את המלאי.
הזן כמות שהתקבלה למערכת
העובד משתמש במסמכים כדי לעדכן את המלאי המתקבל במערכת המלאי של החברה. לאחר כניסה למערכת המחשב של החברה, העובד נכנס לכל פריט שהתקבל, את הכמות המדויקת שהתקבלה ואת מיקום המחסן. לאחר הזנת כל הפריטים למערכת, העובד מדפיס דוח קבלת מלאי זה ומוסיף אותו לסדרת המסמכים הנוכחית. היא מעבירה את החבילה הזו למחלקת הרכש.
כתובת סתירה עם ספק
כאשר מחלקת הרכש מקבלת את המסמכים, הם בודקים כל אי התאמה שציין עובד המחסן. הספק בדרך כלל שולח חשבונית לסוכן הרכש המשווה את החשבונית למסמכים. אם קיימים הבדלים בין החשבונית למסמכים, סוכן הרכש פונה אל הספק ומנהל את הסכום הכולל. לאחר הסוכן מרגיש מרוצה עם הסכום לשלם, היא כותבת אותו על החשבונית, מאשרת את החשבונית ומעביר אותו לתשלום.
