כדי לאמת את הנתונים החשבונאיים, המנהיגות העליונה לעיתים קרובות אינה מאפשרת למנהלים הפיננסיים לקיים דיון מתמשך, מתנהל על מדיניות הנהלת חשבונות, אחריות ואחריות רגולטורית. מנהלים בכירים פשוט מסתמכים על עבודה עצמאית ואובייקטיבית של קבוצה אחרת - בדרך כלל פונקציית הביקורת הפנימית - כדי לוודא את הדיוק, השלמות והאמינות של המידע הארגוני
אימות חשבונות עצמאי
אימות עצמאי של נתוני החשבונאות של החברה פירושו שליחת מעת לעת של קבוצת מומחים לבדיקת נהלי השימור של פלח, מחלקה או חברה בת זרה. קבוצה זו עשויה לבוא מתוך מחלקת הביקורת הפנימית, אך כמה חברות לאמץ מבנים היררכיים שונים או תצורות ההפעלה כדי לפקח על העבודה החשבונאית. לדוגמה, עסק יכול להקים פונקציה מייעצת או מחלקת ייעוץ פנימית כדי לשורש חוסר יעילות מתמשכת מתוך תהליכים ספציפיים, לבדוק מנגנוני חשבונאות עלות או לסייע לראשי מחלקות בעבודת אבטחת איכות. אימות חשבונאי עשוי לכלול פונקציות כגון הנהלת חשבונות, בקרה פיננסית, הכנת דוחות כספיים ותאימות חשבונאית.
איך זה עובד
כדי לענות על האתגרים התפעוליים שלעתים קרובות מגיעים עם חשבונאות עסקית, מנהיגות עליונה נוקטת גישה משולבת שמתחילה בדרישות ספציפיות למגזרים ומשתרעת על כוח אדם, תהליך, תפעול, טכנולוגיה ותאימות רגולטורית. בתחילת השנה, מנהלים בכירים עובדים עם ראשי מחלקות ועם רואי החשבון של החברה, בודקים יחידות עסקיות שעשויות להיות להן בעיות של שמירת רשומות, וייתכן שיהיה צורך בחקירה חיצונית מעמיקה. מנקודת מבט של ניהול סיכונים, יחידות אלו יכולות לקלוט את נקודות ה "Tier 1" או "Tier 2" - כלומר, התהליכים החשבונאיים שלהן עלולים לגרום לעסק לגרום להפסדים משמעותיים או גבוהים מהממוצע. לאחר קביעת רמת הסיכון, המבקר הראשי מקצה כוח אדם למקטעים מסוימים, ומבקש מהם לבדוק את אופן רישום העובדים לעסקאות ולוודא כי הם עושים זאת בהתאם לכללים. השלב השלישי הוא לדון בבעיות הדיווח הכספי עם ההנהלה המקומית, לאחר מכן רואי החשבון בעיה.
אותו תסריט, יצוק אחר
כדי לטפח את השקיפות ולמנוע ניגודי אינטרסים בתהליך האימות החשבונאי, הסוקרים-מעת לעת מסובבים את אנשי הביקורת. תרגילי התעמלות אלה מועילים, משום שהם מסייעים לרואי החשבון להרחיב את הידע שלהם בתחומים שונים, לקבל חשיפה ליחידות תפעוליות אחרות ולמזער את הסיכון לקנוניה בקרב המבקרים ומנהלי המגזרים. הצוות המבצע עבודה בביטחון פנימי הוא שונה, אך מתודולוגיית הגישה והביקורת בדרך כלל נותרה בעינה.
ניתוח תרחיש
ניתוח תרחישים קיים בכל עבודת הנהלת חשבונות של חברות, משום שהבודקים מתלבטים כל הזמן מה יכול להשתבש, כיצד לזהות חוסר יעילות בדיווח הכספי, והאם תהליכים ומנגנונים קיימים מצייתים לחוק או מתקיימים בצורה בוטה של תקנות. שאילתות אלה מופיעות בדרך כלל ברשימת הביקורת, והבודקים מנסים לקבל תשובות על ידי מסירת שאלונים לאנשים העובדים במגזר הנבדק או אינטראקציה תקופתית עם התהליכים.
