הכרת תוכנה חדשה דורשת בדרך כלל תוכנית יישום פיילוט לבדיקת האופן שבו תהליכים קיימים יבוצעו בתוכנה החדשה, וכדי להבטיח שהשיפורים הצפויים יתממשו. לאחר שהוכשרו על התוכנה החדשה, צוות הפרויקט מבצע את הפיילוט ויוצר תרשימי זרימה גרפיים של התהליכים המעורבים, כולל זרימות עבודה שוטפות ומוצעות. ייצוגים גרפיים אלה יהוו בסיס להכשרת משתמשים להפעלת המערכות החדשות. היתרונות של הטייסים כוללים הפחתת סיכונים, שיפור תהליכים עסקיים למידה מעמיקה של התוכנה.
הפחתת סיכון
ביצוע תוכניות פיילוט לפני יישום בפועל תוכנה חדשה מפחיתה את הסיכון לכישלון, שגיאות, עיכובים וסגירת העסק. ניסיונות להשתמש בתוכנה כדי להפעיל את העסק מיד לאחר הכשרה הגנרית תוכנה יש סיכון גבוה לכישלון בגלל ניואנסים בלתי צפויות רבים המעורבים בניסיון ליישם הכשרה הגנרית לסביבה עסקית ספציפית. הטייס דורש להפעיל את התהליכים, כולל שילוב מחלקות אחרות. התאמות רבות ושינויים נעשים על תוכנה חדשה במהלך תקופת הטייס.
שיפור תהליכים
תוכניות פיילוט מעניקות לצוות הפרויקט הזדמנות להעריך את היכולות של התוכנה החדשה ולבצע שינויים שמייעלים ומשפרים תהליכים. אם תוכנה חדשה מיושמת ללא טייס, צוות הפרויקט אינו מסוגל לבצע שינויים ולשפר תהליכים מבלי לסגור את המערכת כולה לפחות את משך הזמן הדרוש כדי לתקן בעיות. בסביבה זו, התמריץ הוא יותר לשכפל את המערכת הנוכחית ולא להתנסות עם שיפור דרמטי.
למד כיצד התוכנה פועלת
כיתות הדרכה של ספקי תוכנה נועדו להיות גנריות בטבע. הם לא נועדו להכשיר כיצד להשתמש בתוכנה בסביבה עסקית ספציפית. שיעורי ההכשרה הם חלק הכרחי בתהליך היישום. צוות הפרויקט לומד כיצד התוכנה תחול על תהליכים עסקיים במהלך הטייס. לאחר השלמת הטייס, משתמשים מאומנים אז איך התוכנה תבצע את התהליכים העסקיים של החברה.
חומרי אימון
פלט אחד של הפיילוט הוא תרשימי זרימת עבודה גרפיים החושפים כיצד התוכנה תשמש להפעלת העסק. זרימות עבודה אלה ישמשו להכשרת המשתמשים. האיכות של חומרים אלה הכשרה המשתמש חשוב ביותר. מסמכי זרימת עבודה ירודים גורמים למאמצי פיילוט חוזרים ולעכב את היישום.
