חברי הדירקטוריון נדרשים לנהוג באופן סביר בניהול ענייני התאגיד של התאגיד, הכוללים עמידה על כספי הארגון. הם עושים זאת באמצעות דו"חות של גזבר הארגון, ומקבלים דיווח על לוח זמנים התלוי בתקנון הארגון או בהוראות מהדירקטוריון הנוכחי.
חובות דירקטוריון
דירקטוריון הוא הגוף הרשמי שמפקח על ענייני עמותות או עמותות. מועצת המנהלים יכולה לשכור חברת ניהול או מנהלים עסקיים כדי לנהל את פעילותה, אך מועצת המנהלים עדיין קובעת את המטרות הכוללת ואת המשימה עבור הארגון. לוחות חייבים להתעדכן בביצועים הכספיים, מספרי החברות ופעילויות הארגון כחלק מתפקידם. הם מינו גזבר לפקח על הכספים של הארגון, בין אם על ידי שמירה על ספרים ישירות או על ידי ניהול קבלן או עובד.
חובות גזבר
גזבר מועצת המנהלים הוא הממונה על הכספים של הארגון. בארגונים קטנים יותר, בעיקר מלכ"רים, הגזבר יכול לשמור את הספרים, לבצע הפקדות, לכתוב צ'קים ולעבוד עם מכין מס כדי לעשות את מס הארגון. בארגונים גדולים יותר, הגזבר יכול רק לבחון את עבודתו של מנהל חשבונות, רואה חשבון, מנהל כללי או מנהל כספים ראשי. כמה גזברים עומדים בראש ועדת כספים המורכבת ממספר דירקטורים או ממועצות המנהלים.
חובת דיווח
גזברים מציגים דוחות כספיים שוטפים ללוחותיהם. זה קורה לעתים קרובות בישיבות רשמיות של מועצת המנהלים, המתקיימות מדי חודש או רבעוני. הדו"ח של גזבר הוא בדרך כלל אחד מצווי העסק הראשונים בישיבת הדירקטוריון, כאשר הדירקטוריון לוקח זמן לדון בדוח אם הוא מפורט או לקבל סיכום של הגזבר, אם זה לא. הגזבר מציג מדי שנה את תקציב המנהלים, את דוח הביצועים השנתי ואת מס ההכנסה של הארגון. אם מדובר בחברה ציבורית, הגזבר מציג את המידע שייכנס לדוח השנתי של התאגיד.
דווח על תוכן
דו"חות הגזבר יכולים להיות פשוטים או מורכבים, בהתאם לרצון הדירקטוריון ולצורך של הדירקטוריון לעמוד באמון הנאמנות שלו לניהול ענייני הארגון. ארגונים קטנים עשויים רק לבקש מהגזבר לקרוא את יתרת הבנק מהישיבה האחרונה ואת יתרת הבנק הנוכחית, דבר המאפשר לחברי הדירקטוריון לשאול על הבדלים משמעותיים כלשהם. ארגונים גדולים יותר עשויים לבקש דוחות כספיים מפורטים, הסברים לגבי עסקאות גדולות ותחזיות לרבעון הקרוב. ככל שיש יותר שליטה על הכספים שלה, פחות מידע זה עשוי להזדקק בישיבות המועצה. לדוגמה, אם הדירקטוריון מינה גזבר, יש לוועדת כספים ושוכר מנהל בכיר האחראי על ניהול רואה חשבון, ייתכן שהמועצה המנהלת לא תידרש לסקור לעומק את כספי הארגון בכל מפגש.
