סגל מנהלי מעולם לא לקבל את התהילה או תהילה, אבל בלעדיהם, מקומות עבודה נידונים לחוסר יעילות ולקפאון. מנהלי איכות עושים את ההבדל עד כמה אחרים עושים את עבודתם ביעילות. הם מספקים תמיכה להתעמת עם זרם אינסופי של מאחורי הקלעים משימות לעשות כל תפקיד החברה.
מהו עוזר מנהל?
עוזרים מנהליים ממלאים מגוון תפקידים בהגדרות המשרד. עבודתם יכולה לדשדש לתוך הקטגוריה האישית של העוזר, אם הם מוקדשים למנהל אחד או שהם יכולים להיות המפתח למשרד מוצלח וזמזום קטן, שבו הם מטפלים ביחידות, ניירת ומשימות אחרות לתמיכה בכל כוח העבודה.
רוב עבודות עוזר מנהל כרוך טיפול בדוא"ל, שיחות טלפון fielding או הצבת שיחות ללקוחות וצוות אחרים, wrangling ניירת וניהול מערכות תיוק. לעתים קרובות, הם יהיו מעורבים onboard עובדים חדשים. הם יכולים לנהל את לוחות הזמנים עבור המשרד או מנהלים בכירים, לבצע פגישות ולשמור על גבי לוחות שנה. הם לעתים קרובות להתמודד עם פגישות תחזוקה קבועה, כגון הבטחת חברת המים מגיע לנקות את המים צידנית, ועוד מטלות שגרתיות.
הפרטים הסופיים של עוזר אדמיניסטרטיבי תלויים בחברה ובאנשים שהם עובדים עבורם. אם הם עובדים במשרד רואי חשבון, הם עשויים להזדקק לידע עובד על נהלים חשבונאיים. אם הם בחברה שלאחר הייצור בטלוויזיה, הם יצטרכו לדעת סרט טלוויזיה הייצור lingo. עבור חברת פרסום, הם יצטרכו לקבל ידע בסיסי על קניית מודעות ולהתמודדות עם קריאייטיבים ולקוחות.
משרות עוזר מנהל יכול להיות דרך מצוינת לקבל סקירה כללית של מה החברה עושה, וזה אפשרי לעבוד בדרך של אחד לתוך מקומות עבודה אחרים או לקבל תחושה של מה התפקידים המתאימים ביותר עבורם. מצד שני, ישנם עוזרי הקריירה מי אוהב את הנפקות מגוונות וקצב מהיר העבודה מביאה את ימיהם.
מה הם משימות עוזר מנהלים?
זה אפשרי לקבל עוזר מנהל גדול עם רק תואר תיכון, אבל כמה המכללה מסייעת, במיוחד עבור עבודות תחת מנהלים. חשוב יותר הם עבודה ספציפית מיומנויות, כגון צורך תקשורת טובה הן בכתב והן תוך כדי מדבר מאז כל כך הרבה דואר אלקטרוני וטיפול הטלפון מעורב. לעתים קרובות, מנהלים צריכים להיות דיקט טוב דיפלומטיה, כפי שהם יצטרכו להתמודד עם לקוחות אירי או להיות מפלגה ניטרלית בין הצוות במשרד שלהם. אבל כל כישורי התקשורת שלהם יהיה שנוי במחלוקת אם הם לא מאזינים טובים עם הראש לפרטים.
מיומנויות מחשב הן חובה, כולל לדעת כיצד להשתמש בתוכניות כמו Microsoft Word, Excel ו- Outlook. הזנת נתונים עשויה להיות משימה נדרשת, והיכולת לשלוט במהירות בכל התוכניות בהן משתמשת החברה, כגון ניהול מסדי נתונים או אפליקציות שיתוף פעולה בצוותים, תעזור למנהלן להצליח בתפקידן.
הבנת כל ההיבטים של דיוור יהיה בדרך כלל נדרש ויכול להכיל את דרכו של אחד מסביב USPS לטיפול יומיומי הדואר ומכונות דואר עבודה, אלא גם לדעת מערכות שליח כמו FedEx, UPS ואפילו איך זימון ספקים מקומיים האופניים.
תפקידי הניהול המפוארים פחות כוללים שמירה על המשרד מצויד היטב באספקה. מנייר למדפסת דיו ועטים, הדברים האלה הם עמוד השדרה ההיצע של המשרד מתפקדת היטב, וזה התחום של עוזר מנהל. כך גם טיפול ותחזוקה של ציוד משרדי כמו מכונות צילום, מחשבים ועוד. הם לא בהכרח צריכים לתקן את הדברים האלה, אבל קצת פתרון בעיות הולך רחוק, ואת שאר הזמן הם יכולים להתקשר מחלקת ה- IT או להגיע לתקן אנשים.
אילו תכונות דרושות אנשי הצוות האדמיניסטרטיבי?
בעל התנהגות מקצועית ומראה כי משתלב עם התמונה של החברה הולך דרך ארוכה בעבודה זו כי עוזרי ניהול הם לעתים קרובות את "הפנים הקדמיות" של החברה או את הרושם הראשון אחד מקבל של מנהל כפי שהם עובדים אלה שולחנות.
להיות מאורגן הוא קריטי. ניהול כל לוחות הזמנים, החזרת שיחות, הנפקת תזכירים, עדכון גיליונות אלקטרוניים, שמירה על מערכת תיוק - כל אלה דורשים מיומנויות ארגוניות טובות והיכולת להישאר על גבי דברים רבים על בסיס קבוע. קשורים, כמובן, הם מיומנויות ניהול זמן כי מועדים הם קבועים, ואם החוזה נשלח מאוחר מדי או שיחה לא מוחזר מיד, זה יכול לגרום עסקאות עסקיות יקרות להתמוטט.
להיות נהדר בעבודת צוות הוא קריטי, כמו זה מה תפקידים צוות התמיכה הם כל העניין, אבל כך הוא עובד לבד. להישאר על גבי פרויקטים ולהיות המתנע העצמי הוא חיוני, ועושים זאת בסביבה עסוקה עם הפרעות מתמיד הוא חובה. הימים מלאים בשיחות, אנשים הזקוקים לעזרה ומשימות קופצות הדורשות פתרונות מיידיים, אך עדיין יש את הפרויקטים המתמשכים שכולם זקוקים להשלמה, וצוות הניהול צריך להצטיין בשניהם.
מה מיומנות סטים הם חשובים?
מעבר רגיל מיומנויות היום יום הדרושים לקריירה מוצלחת בעבודה תמיכה ניהולית, ישנם מיומנויות רבות אחרות, כי ניתן להפריד אחד מן החבילה ולתת להם יתרון על משרות שכר גבוה יותר, חמקמק יותר.
להיות דו לשוני או רב לשוני הוא מיומנות נהדרת שיש. לדעת ספרדית, גרמנית, סינית, הודית או שפות אחרות נפוץ בעסק לאומי או בינלאומי יכול לעשות מנהל יקר מאוד, ותפקידים אלה לעתים קרובות לשלם גבוה מדי.
כמה מיומנויות אחרות בעלות ערך פוטנציאלי כוללים ידיעת מדיה חברתית, שיש יסודות בחשבונאות, להיות מיומן בכתיבת דוחות וניתוח נתונים שיש הבנה קצת עבודה של משפטי חוזים.
בסופו של דבר, עוזרי המינהל צריך לחפש מקומות עבודה בתחומים הקריירה של עניין אליהם. מי שאוהב את החוק צריך לעבוד במשרד עורכי דין כי הם צריכים ללמוד קצת על המקצוע כדי לבצע ביעילות שם. כמו כן, אדם שאינו אוהב את הרפואה לא צריך לשאוף לעבוד במשרדו של הרופא. ככל שתדע יותר על העסקים הנערכים במקום העבודה, כך הם יקבלו ערך רב יותר כעוזר וככל שהסיכויים שלהם יהיו גבוהים יותר.
מה מרוויחים עוזרי אדמיניסטרציה?
משרות העוזר האדמיניסטרטיבי משתנות מאוד, והתגמול עולה בהתאם להיקף תפקידם, ניסיונם וותקם של אלה שהם מסייעים. אז, עוזר מנהל עבור משרד קטן תרוויח פחות מאחד עבור מרוויח גבוהה, המהיר חלוקה של בית פרסום, והם שניהם להרוויח פחות סגל מנהלי מינהלי עובד אך ורק עבור מנכ"ל.
לדברי Indeed.com, כאשר ממוצעים את השכר המוצע רישומים עבודה עבור אוקטובר 2018, כניסה למנהלים עוזרי המנהלים קיבל $13.05 לשעה או כ $28,000 מדי שנה. מצד שני, Salary.com מדווח כי עוזר מנוסה זוטר מנוסה מרוויח, בממוצע, $40,588, נכון לחודש ספטמבר 2018. אותו אתר מדווח על השכר הממוצע לעוזרו המנהלי של המנכ"ל $77,913, אבל משכורות ברמה הגבוהה ביותר, כולל חבילות הטבות הלך גבוה כמו $95,219.
העתיד עבור עוזרי ניהול
הטכנולוגיה משתנה במהירות, מה שהופך את חיינו פרודוקטיביים יותר, מאורגנים ומהיר יותר מאי פעם. אפשר לחשוב שזה מאיים על העוזר המינהלי של העתיד, אבל זה לא המקרה. למעשה, במובנים מסוימים, זה נותן להם עוד יותר הזדמנויות.
היום, "עוזרי וירטואלי" הם קריירה עולה. היכולת לעבוד מרחוק ולהיות בקשר באמצעות הטלפון ווידאו עם המעסיקים שלהם מאפשר לעוזרים לעבוד עבור אנשים ברחבי העולם. זוהי הזדמנות קריירה הולך וגדל עבור אלה שרוצים לעבוד מהבית או בחו"ל. חלק VA לעבוד עבור חברות ישירות, חלקם מועסקים על ידי צדדים שלישיים רבים כיום עצמאים לעבוד במשרה חלקית עבור שניים או יותר מעסיקים בשבוע. כדי להיות מוצלח VA דורש אפילו יותר עצמית ההתחלה ואת חריצות כי עובד מרחוק אומר צורך להישאר מוטיבציה על עצמו.
גם במשרדים המסורתיים אין לעוזרי המינהל מה לפחד - עבודתם תמשיך להיות המפתח להצלחת מקום העבודה. מה עשוי להשתנות הוא רמת מיומנות המחשב הם צפויים להיות כמו אוטומציה הסתמכות דיגיטלית להמשיך להגדיל, כך אלה השוהים על מגמות וטכנולוגיות יהיה יתרון על פני עמיתיהם.
