כדי להתמודד עם הסכסוך במקום העבודה, מחלקות משאבי אנוש צריכים להיות מדיניות רשמית בכתב המפרט מה נחשב התנהגות במקום העבודה הולם וזה נגיש לכל העובדים. מדיניות לפתרון סכסוכים של עסקים צריכה גם לקבוע נהלים ברורים לבדיקת דוחות אי-ציות ופעולות משמעת. חברות עם מדיניות חלשה של עימות במקום העבודה עלולות לאבד עובדים מוכשרים ופרודוקטיביים שפשוט מחפשים להיחלץ מעמית לעבודה לא נעים שהתנהגותו השלילית אינה מסומנת.
חשיבותה של פורמליזציה של מדיניות הסכסוך במקום העבודה
הכנת מסמך מפורט להתייחסות למנהלים ולעובדי הקו הקדמי, באופן כללי, הוא כלי בהצלחה להתמודד עם סכסוך במקום העבודה. מדיניות ברורה. כמו גם מערכת לדיווח על עבירות וחקירתן, מבטיחה כי אין עובד "נופל דרך הסדקים". עם הקמתה של חקירה מקיפה של הסכסוך ומדיניות ההחלטות, יש לסמוך על משאבי אנוש לאכוף אמצעים משמעתיים המבוססים על עבירות, או על עובדים אחרים תתעלם מהמדיניות. חברות הנאבקות למצוא מקום להתחיל בו בעת עיצוב מדיניות הסכסוך במקום העבודה שלהן, צריכות לשקול אימוץ מדיניות של אפס סובלנות, דבר המבהיר לכל העובדים כי הטרדה במקום העבודה אינה מקובלת. קיום מדיניות של אפס סובלנות עשוי להקטין את הסיכויים של מבקרי תלונות לבצע שיחת שיפוט לא מוכרת.
תפקידו של HR בגישור סכסוכים
משאבי אנוש הם נקודת המגע השנייה בכל מחלוקת בין-אישית במקום העבודה, כשהראשון הוא מפקח ישיר של העובד - אלא אם הסכסוך הוא בין העובד לבין המפקח. בחברה גדולה, לאחר מומחה גישור מתווכים יכול להיות יתרון. אם מחלוקת קשה מספיק כדי שמפקח הקו הקדמי לא יוכל לפתור את המצב באופן מיידי, ניתן להפנות את שני העובדים הסותרים למומחה לגישור במחלוקת במשאבי אנוש. משאבי אנוש צריכים לדבר בנפרד עם כל צד; כולל שני הצדדים בדיון עלול ליצור התנהגות מאיימת, אמיתית או נתפסת. המומחה למשאבי אנוש מחליט האם התלונה דורשת חקירה או שיש לשלוח אותה לאגף אכיפה חיצוני לבדיקה. יש להזהיר רשמית לעובד נאשם ולפתק בתיקו, למקרה שתלונות עתידיות נגדו. קצין משאבי אנוש לא צריך לדחות תלונות פשוט כי קשה לחקור. מקרים מסוימים עשויים לדרוש חקירה באמצעות מומחה לענייני פנים או יועץ אבטחה חיצוני על פי שיקול דעתו של קצין משאבי אנוש בכיר.
מתי להתמודדות ומתי להישאר נייטרלי
קצין משאבי אנוש החוקר תלונה צריך להישאר נייטרלי עד שיוכיחו הוכחות כלשהן להפרה על ידי ראיות בלתי ניתנות לערעור. קבלת ראיות בלתי ניתנות לביטול עשויה לדרוש חקירה מיוחדת, כגון התקנת מצלמות אבטחה או בדיקת שימוש במחשב במקום העבודה. רק לאחר הוכחת העובד הוא אשם בסכסוך בין אישי אם מנהל או קצין משאבי אנוש לנקוט בפעולה משמעתית.
השלכות של הפרת מדיניות
הצורה הבוטה ביותר של צעדים משמעתיים צריכה להיות נזיפה רשמית בכתב עם השלכות מוגדרות בבירור על הפרות חוזרות. כאשר חשודים חמורים נחשדים אך לא הוכח, משאבי אנוש עשוי להשעות עובד ממתינים חקירה. גם אם ההאשמות יתבררו כוזבות, תשלום העובד המושעה בגין השבתותיו עלול להיות פחות יקר מאשר התעלמות מהנושא ואולי מול תביעה יקרה שהגיש העובד הקל. עבירות חמורות יותר, כגון התעללות פיזית או מינית במקום העבודה, צריכות להיות עילה לביטול מיידי אם הוכח. הידיעה, למשל, כי הטרדה במקום העבודה עלולה להוביל לסיום יכול להיות מרתיע חזק להתנהגות לא הולמת.
