אתה יכול להגדיל את הסיכויים שלך לקבל את הציוד, תוכנה, אספקה, צוות או משאבים אחרים שאתה צריך אם אתה מתמקד לטובתם לחברה שלך, ולא רק את עצמך או את המחלקה. קביעת האופן שבו המשאבים הדרושים יסייעו להפחית עלויות או להגדיל את הרווחים יעזרו לכם להפוך את הטיעון החזק בכל פעם שאתם מבקשים עזרה נוספת.
מצא עופרת שלך
המשפט המוביל הוא הפתיחה שאומרת לקורא מדוע המכתב חשוב. החלט על ההצהרה העיקרית שברצונך לבצע כדי להצדיק את בקשתך למשאבים נוספים ולהשתמש בה כדי להתחיל את המכתב. זה יכול להיות טענה רחבה, כגון לומר כי המשאבים שאתה מבקש יעזור להגדיל את המכירות או לקצץ בעלויות. לאחר מכן תספק תמיכה לתביעה שלך בגוף המכתב.
לדוגמה, אם אתה מבקש תוכנה חדשה עבור מחלקת חשבונאות, אתה יכול להתחיל את המכתב עם, "אני רוצה לבקש שתי רשיונות תוכנה ABC עבור מחלקת חשבונאות, אשר יסייע לחברה לצמצם את מספר ההזמנות לאיבוד ולהגדיל הכנסות החברה ". לאחר מכן תסביר כי התוכנה תאפשר לך לעבד ולאשר חשבונות לקוחות חדשים מהר יותר, לגרום למשלוחי הזמנות מהירים יותר, ולעזור לאסוף את החייבים מוקדם יותר.
קבל תמיכה
כתוב רשימה של האנשים שייהנו מהבקשה שלך, מלבד אלה שישתמשו ישירות במשאבים. לדוגמה, אם אתה מבקש משאבים שיעזרו לך לבצע בדיקות אשראי מהירות יותר על לקוחות פוטנציאליים, הדבר יסייע למחלקת המכירות שלך להימנע מאובדן לקוחות הממשיכים לקנות עבור ספק אחר תוך המתנה לאישור. צור קשר עם מחלקת המכירות ולבקש מהם רשות להשתמש אישור שלהם לבקשה שלך. חפש בעיות המשאבים החדשים שלך יפתור ולמצוא אנשים מושפעים בעיות אלה.
הפעל את המספרים
כתוב רשימה של דרכים הבקשה שלך תחסוך את הכסף של החברה או להגדיל את המכירות. גם אם אתה מבקש משאבים למשהו שיש לו יתרון בלתי מוחשי לכאורה, ייתכן שתוכל עדיין למצוא יתרונות פיננסיים. לדוגמה, אם אתה רוצה משאבים להתחיל תוכנית בריאות העובד, להיפגש עם מחלקת משאבי אנוש שלך כדי לקבוע את העלות של החברה היעדרות, תביעות ביטוח בריאות, תחלופת עובדים, תביעות פיצוי עובדים הפסדים אחרים פרודוקטיביות כי תוכנית הבריאות עשויה להפחית או להקל.
רשימת היתרונות האיכותיים
חלק מהיתרונות שהמשאבים המבוקשים שלך עשויים להיות לא ניתנים לכימות בקלות, אך הממונים עליך עדיין יוכלו לראות כיצד הם ישפיעו בצורה חיובית על החברה.הטבות אלה עשויות לכלול שיפור מורל העובדים, ירידה במחזור, שביעות רצון לקוחות מוגברת, ירידה בתשואות הלקוחות, שיפור היעילות והיעילות.
הצג את יחס העלות / תועלת
אם אפשר, לסיים את המכתב שלך על ידי הצגת יחס עלות / תועלת של הבקשה שלך. רשום את כל העלויות הכרוכות בבקשתך, ולאחר מכן ציין את היתרונות הכמותיים והאיכותיים שמעניקים לך את המשאבים המבוקשים. כתוב את המכתב שלך באמצעות "תגיד להם מה אתה הולך לספר להם. תגיד להם. תגיד להם מה שאמרת להם, "פורמט, מתחיל עם להוביל חזק, לתמוך בו בגוף המכתב, וגימור עם סיכום.
