כל פעילות עסקית ניתן לייחס מחזורי חשבונאות ספציפיים, אשר קריטיים בעת ניתוח עסקים בנפרד וכחלק גדול בתעשייה. זיהוי המחזורים הללו והפעילויות הספציפיות בהם חיוניים לקביעת האפקטיביות והרווחיות של העסק. עסקים עוסקים במספר עסקאות פיננסיות במהלך פעולות רגילות, ודיווח מדויק של כל מחזור עסקאות חשבונאית מסייע לקבוע את הרווחיות של תהליך או מוצר.
מחזור פיננסי
לדעת כיצד לקבוע את נקודת ההתחלה ואת האינטראקציה של מחזור אחד למשנהו הוא צעד קריטי בהבנת פעולות זרימת העבודה. לאחר כל צעד מזוהה, ניהול יכול להעריך את האפקטיביות של כל מחזור. נקודת המוצא לכל עסק היא המחזור הפיננסי, הכולל את האופן שבו העסק משיג את ההון הראשוני לפעילות המימון. ההון עשוי לבוא מן הבעלים, הון סיכון או באמצעות הלוואה בנקאית. סכום ההון ההתחלתי מבוסס בדרך כלל על תחזיות פיננסיות הנוגעות לצרכי העסק, כגון מבנים, ציוד, רישיונות ומלאי.
מחזור הוצאות
בהתבסס על התחזיות מהמחזור הפיננסי, עסקים מתחילים להוציא את התקציב שלהם על החומרים הדרושים עבור המלאי. טובין עשויים להיות חומרי גלם לייצור, מוצרי מזון למסעדה, כלים לתיקון כלי רכב או כלי רכב למשלוח.
מחזור שכר
מחזור השכר הוא תהליך של שכירת כוח אדם כדי לנהל את הפעילות היומיומית של העסק. רוב העסקים יש כמה שכבות של כוח אדם, מעובדי שירות בחזית, ניהול משמרות, צוות מזכירות, רואי חשבון וניהול בכיר. כל סוג של עובדים עשויים להיות שונים קשקשים לשלם רמות בונוס, יצירת צרכים חשבונאיים ייחודיים עבור מחזור השכר.
מחזור המרות
מחזור ההמרה הוא עיקרו של כל עסק; עסקאות יומיומיות מפעולות רגילות כוללות חלקים ממחזור ההוצאות ומשכורות כדי להשלים את תהליך ההמרה. הטובין שנרכשו עבור העסק משמשים את כוח האדם משכר כדי להרוויח את הכסף העסקי. חלק גדול מהעסקאות החשבונאיות יתרחש בשלב זה בשל פעילות ההמרה החוזרת על הפעילות העסקית.
מחזור הכנסות
כמות גדולה של עסקאות חשבונאיות תתרחש גם במחזור ההכנסות. מחזור זה כולל את העסקאות הנוגעות למכירת מוצרים ושירותים ללקוחות וכן כל הוצאה הקשורה לאותם הכנסות. ההכנסה יכולה להיווצר רק עם השלמת מחזור ההמרה; סחורות או שירותים לא גמורים אינם מדווחים במחזור ההכנסות עד להשלמת המחזור הקודם.
מחזור עסקאות חשבונאות
בתוך כל מחזור עסקה קודם הם מידע מפורט יותר ספציפי: עסקאות חשבונאיות. עסקאות אלה כוללות את הניירת היומית שנוצרת על ידי פעילויות בודדות של כל מחזור הקודם. הזמנות רכש, המחאות שכר, כרטיסי עבודה וחשבוניות מכירה נמצאים בכל שלב במחזורי החשבונאות. יש לנתח את הניירת הנוצרת מכל מחזור כדי להתקבל למערכת המידע החשבונאי. לאחר שהמספרים מאומתים ונכנסים למערכת, מופקדים דוחות מאזן וניסיון בדוחות הכספיים כדי לקבוע את רווחיות החברה.
