תחום התקשורת העסקית כולל סוגים רבים של מכתבים רשמיים. מכתב החקירה, "חקירה", לעתים קרובות משמש כצעד ראשון להמשך התקשורת. עסקים בין הצרכן לבין המפיק, בין שני עסקים או בין מעסיק לבין עובד לעתים קרובות מתחיל עם חקירה של צד אחד. תקשורת עשויה גם להסתיים פעם סופר מקבל את התשובה הראשונית.
טיפים
-
בכל פעם שאתה כותב למישהו לבקש מידע, זה מכתב חקירה. אתה יכול להשתמש בהם כדי להתמודד עם כל מיני עניינים כמו חסות, משרות פנויות, מכירות, פרויקטים ומימון.
מכתב חקירה הגדרה בסיסית
אז מהו מכתב חקירה? כאשר אדם דורש מידע ספציפי ממפלגה אחרת, אותו אדם עשוי לשקול לכתוב מכתב חקירה. ביסודו של דבר, מכתב זה מציג שאלה או בקשה לקורא מתוך כוונה לשכנע את הקורא להגיב. החקירה האידיאלית מזהה אדם ספציפי המסוגל לתת מענה הולם באופן תמציתי ותכליתי. לדוגמה, בעל חברת רואי חשבון עשוי לשלוח מכתב חקירה למנהל מכירות ציוד משרדי לבקש קטלוג או ביקור של נציג מכירות, ומסביר כי הוא מתכוון לעדכן או להעביר את המשרד שלו.
פורמט בסיסי
שכח מלהתייחס למכתב החקירה שלך "למי זה עשוי להיות חשש". במקום זאת, לזהות איש קשר מסוים בתוך הכותרת ואת ההצדעה של המכתב שלך בכל הזדמנות אפשרית. לדוגמה, אם אתה כותב כדי לשאול על התמחות, לעשות קצת שיעורי בית, בטלפון או באינטרנט, כדי לקבוע את שמו של מנהל גיוס. מכתב חקירה רגיל יש בערך שלוש פסקאות. הפסקה הראשונה מציינת מה הכותב רוצה, כגון מידע על מוצר, פתיחת עבודה או בקשה אחרת; לדוגמה:
גב 'סמית היקרה,
אני סטודנט (שם המכללה), עובד לקראת תואר ראשון בטיפול בילדים ובני נוער. בזמן שחיפשתי התמחות לקיץ של 20XX, מצאתי את תוכנית הרישום שלך עבור הזדמנויות התמחות ב (שם האתר).
הסעיף השני מסביר את הסיבות של הסופר לבקשת הקורא שלו. הסבר מדוע בחרת ליצור קשר עם הקורא הספציפי וכיצד המידע המבוקש יגיע כיתרון עבורך:
כפי שאתה איש הקשר של תוכנית ההתמחות, אני כותב כדי לבקש מידע נוסף. בסופו של דבר, אני מחפש מקום מתמחה לשיפור הכישורים והניסיון שלי בטיפול בנערים בסיכון. נכון להיום, הקורסים והניסיון שלי כוללים (רשימת קורסים, עבודת התנדבות יחסית, התמחויות אחרות).
הפסקה האחרונה צריכה לקשור את המכתב יחד עם ביטוי של הכרת תודה על הזמן של הקורא ולעזור. המכתב בדרך כלל מסתיים עם סגירה חינם, כמו "בכבוד רב", ואחריו שם הסופר.
שידול ולא רצוי
מכתבי החקירה באים כאל שאלות או לא מבוקשות. שאילתה מכתבים חקירה להתרחש בתדירות הגבוהה ביותר כאשר עסק מפרסם את המוצר או השירות בתקווה להניע את סקרנותם של לקוחות פוטנציאליים. במקרים בהם הצרכן לא יכול לבדוק את המוצר על שלו, הצרכן חייב ליצור קשר עם העסק באמצעות מכתב החקירה המבוקש. במכתב חקירה לא רצוי, המקבל אינו מציע שום מידע מוקדם. השולח מבקש מידע ממקור האמין שיש את התשובה לשאלה, ללא הזמנה לעשות זאת מהמקור.
דוגמה מתבקשת: מענקים ומימון
קרנות רבות או חברות המעניקות מענקים מעדיפות לקבל מכתב חקירה לפני קבלת הצעת מענק מלאה. זה מכתב שאילתה בדרך כלל חייב להסביר באופן מלא את הצורך שלך מימון עשוי לחרוג הבסיסית שלושה פורמט סעיף, אבל לא יעלה על שלושה עמודים. מלבד ההקדמה הבסיסית, מכתב חקירה מוצלח לבקשת מענק או מימון חייב לכלול תיאור קצר של הארגון שלך, הצהרת צורך, המתודולוגיה שאתה מתכוון להשתמש בה כדי להשיג את התוצאה הרצויה שלך וכל מקורות המימון האחרים שאתה תוכנית על ניצול.
דוגמה לא רצויה: התמחויות וג'ובים
רוב מכתבי חקירה עבור עבודות התמחות לבוא באופן לא רצוי. שקול לשלוח פניות כאשר אתה מעריץ חברה וחושב שאתה יכול לשתף יחסי תועלת הדדית. התחל את המכתב שלך על ידי הצגת עצמך ואת האינטרס שלך תעסוקה עם החברה שלהם. עקוב על ידי בקצרה כולל, בפסקה אחת או שתיים, מידע על הכישורים שלך ואיך אתה מאמין ניסיון בתוך הקורא של החברה ייהנו גם לך וגם לחברה. איך הרגל שלך בדלת עם חברה שאתה מעריץ עושה ניסיון התמחות מתגמלת. ומי יודע? אם אתה בכושר טוב, זה יכול להוביל למצב יציב.
