תאגידים נדרשים טיוטת חוקי עזר במהלך ההפעלה כי להגדיר את ההליכים לניהול הכולל של החברה. התקנון קובע בדרך כלל את המספר המקסימלי של חברי הדירקטוריון שיכולים לשבת על דירקטוריון התאגיד, משך הזמן שבו כל אחד מהם יכול לשמש את תהליך ההוספה או החלפה של חברים. לאחר אישור התקנון על ידי הדירקטוריון הראשוני, ניתן לשנות את הוראותיהם רק באמצעות תיקון, בין באמצעות הליכי התיקון האמורים בתקנון או ברוב קולות.
יש לעיין בתקנון התאגיד לקבוע את נהלי ניהול הרכב הדירקטוריון. אם פחות חברי כרגע יושב על הלוח מאשר חוקי עזר לאשר, בצע את המינוי ואת ההצבעה פרוטוקול הוקמה על ידי חוקי עזר להוסיף חבר חדש. חוקי עזר אופייניים יחייבו חבר מועצה פוטנציאלי להיות מועמד ו נבדק על ידי מועצת המנהלים הנוכחית, אשר חבריו היו להצביע אז על המועמדות. חבר חדש יכול להתווסף למועצת המנהלים אם רוב החברים הנוכחיים יצביעו בעד.
להציע תיקון לתקנון אם הדירקטור עומד כיום במספר המרבי המותר של חברים. התיקון אמור להיות מופץ לקראת ישיבת הדירקטוריון הכללי, שנדונו באסיפה והצביעו עליה. אם רוב חברי הדירקטוריון יסכימו לשינוי, התיקון יאושר והדירקטור החדש יעבד בהתאם לנהלים הרגילים. תאגידים מסוימים דורשים כי שינויים בחוקי העזר יאושררו ברוב בעלי המניות במקום ברוב חברי הדירקטוריון, ובמקרה זה יצטרך להוסיף את הנושא לסדר היום של אסיפת בעלי המניות הכללית ולהצביע בו.
להציג את מועמדותו של הדירקטור הפוטנציאלי למועצת המנהלים הנוכחית ולהצביע על כך אם התאגיד לא אימץ את חוקי העזר. תאגידים מסוימים פועלים ללא חוקי עזר. אף על פי שזה לא יעץ הולך נגד חוק היווצרות חברות ברוב המדינות, אין גוף רגולטורית שבודקת כדי לראות אם תאגיד יש למעשה לשים את חוקי עזר בכתב. לוח יכול פשוט להצביע כדי להוסיף חבר חדש כאשר לא קיים נוהל שליטה.
להנציח את התוספת של הבמאי החדש בתיק החברות. האם מזכיר המועצה יכלול את תוצאות ההצבעה ואת הפרטים הרלוונטיים לדיון על המועמד בדקות לישיבת הדירקטוריון. הוסף את פרטי הקשר של המנהל וקורות חיים לקובצי כוח האדם של התאגיד. להתאים את ההיסטוריה הרשמית הלוח לציין את תאריך התוספת במקרה יש בעיות משפטיות בעתיד התאגיד צריך להתייחס חזרה מי ישב על הלוח בזמן מסוים. בצע שינויים בכל התקשורות הציבוריות המופיעות ברשימת חברי מועצת המנהלים הנוכחיים.
טיפים
-
שקול להקים מועצה מייעצת במקום להוסיף חברים לדירקטוריון או לתקן את התקנון. מועצה מייעצת מעורבת בתומכים ללא מחויבות לפקח על ענייני התאגיד. זה יכול להיות מאויש ללא שמירה על הפורמליות הדרושים לחברי הדירקטוריון תחת חוקי עזר. חברי מועצת המנהלים המייעצת יכולים להיות מועילים באותה מידה לתאגיד כחברי דירקטוריון רגילים.
