בעוד חברות של כמעט בכל גודל יכול להשתמש במערכת ארגונית, ברוב המקרים הארגון מתייחס לארגון של 500 מחשבים או יותר המחוברים לאותה רשת. ללא קשר לגודל החברה, לכל מערכות המיזם העסקי יש דבר אחד במשותף: הם מפחיתים את המאמץ הנדרש על ידי מנהלים ועובדים בניהול מידע. מערכות ארגוניות משלבות את המידע והתהליכים המשמשים בכל ארגון, באופן אידיאלי, להפוך אותם נגישים ממקום אחד.
שלושה סוגים שונים של מערכות ארגוניות זמינים כיום:
- ERP: תכנון משאבים ארגוניים
- CRM: ניהול קשרי לקוחות
- SCM: ניהול שרשרת אספקה
הבנת פלטפורמת תוכנה ארגונית
כל מי שיש לו מחשב או טלפון נייד כבר מכיר שני סוגים של תוכנות: מערכות הפעלה ויישומים. מערכות הפעלה, כגון Microsoft Windows, Linux, Android ו- Apple iOS, ניגשות לחומרה ומספקות פלטפורמה שבה היישומים יכולים לפעול. היישומים או היישומים, הם התוכנה שבה אתה משתמש כדי לשחק משחקים ולעשות את העבודה שלך.
בסביבה עסקית, מחשבים מחוברים בדרך כלל לרשת באמצעות מחשב אחד חזק או יותר שנקרא שרתים. השרת עשוי להיות ממוקם במשרד שלך, או שהוא עשוי להיות במקום אחר, שבו אתה לגשת דרך האינטרנט. יישומים הממוקמים בשרת, אשר כל אחד בחברה יכול להשתמש בו זמנית נקראים תוכנה ארגונית. חברה יכולה להשתמש בתוכנה ארגונית כדי לעשות דברים כמו לעקוב אחר המלאי, לנהל מכירות ותשלומים ולאחסן מידע על לקוחות ורשומות עובדים.
טיפים
-
כאשר אנשים מדברים על ענן, הם מתייחסים לשרת או קבוצה של שרתים כי הם לגשת דרך האינטרנט.
ERP: מערכות תכנון משאבים ארגוניים
כאשר יש לך כמה פונקציות עסקיות שאתה רוצה לגשת למערכת ארגונית, חבילת תוכנה ERP לעתים קרובות הגיוני ביותר.בדיוק כמו מיקרוסופט bundles יישומי שולחן העבודה שלה כמו Word, Excel ו Powerpoint לתוך חבילה אחת, אשר יכול לעבוד יחד, תוכנת ERP חבילות יישומים ארגוניים לחבילה אחת שיכולה גם לעבוד יחד. יישומים אלה, הנקראים בדרך כלל מודולים, ניתן לרכוש צרורות ולאחר מכן, כפי שאתה צריך פונקציונליות יותר, מודולים נוספים ניתן להוסיף.
מערכות ERP יכול בדרך כלל לשלב את מערכת היחסים בין הלקוח ומערכות ניהול שרשרת האספקה במודולים שלהם.
מערכות ניהול קשרי לקוחות
תוכנת CRM דומה ל- ERP, אך כפי ששמה מרמז, היא מתמקדת בנתוני לקוחות. זה משמש לעתים קרובות עבור מכירות, שירות לקוחות ושיווק. ניתן להזין פרטים על הלקוחות שלך במערכת CRM, הזמינה לכל אדם אחר בעסק שלך. פרטים אישיים ליצירת קשר עם אנשים שונים בארגון הארגון יכולים להיות מאוחסנים, כמו גם קניית היסטוריה, תלונות והחזרות. לאחר הזנת נתונים אלה, מערכת CRM יכולה לשמש לחיזוי מכירות ולעזור לך לאתר הזדמנויות שיווקיות.
CSM: מערכות ניהול שרשרת אספקה
תוכנת CSM סובבת סביב המשאבים ולוגיסטיקה הדרושים כדי לקבל מוצרים אל הלקוחות שלך. שרשרת אספקה משותפת תכלול חומרי גלם של ספקים, הזמנתם ומעקב אחר משלוחים, מעקב אחר הפריטים המיוצרים בתהליך הייצור, אחסוןם במחסן ולאחר מכן משלוחם ללקוחות. מותאם כראוי, מערכת CSM יכול באופן אוטומטי הזמנות עם ספקים לפני חומרי הגלם יש צורך, כמו גם לעקוב אחר היעילות של כל מחלקה כאשר זה להיות מיוצרים.
היכרות עם סוגים שונים של מודולי ERP
המודולים השונים יכולים לגשת לנתונים אלה ולהציגם לעובדים לפי הצורך. ללא מערכת כזו, מחלקת חשבונאות יכול להשתמש במערכת אחת, מחלקת המכירות מערכת אחרת, בעוד המחסן משתמש במערכת השלישית. המידע של כל מחלקה יישאר בסילו, שאינו נגיש למחלקות האחרות.
נניח, למשל, יש לך חברה שעשתה מגפי גשם. ללא מערכת ארגונית, כל מחלקה רץ בנפרד זה מזה. אם מחלקת המכירות נחת לקוח חדש, הם יצטרכו ליצור קשר עם חשבונאות כדי לקבל את הלקוח להגדיר ואושר האשראי. לאחר אישורו, מחלקת החשבונאות תידרש להודיע למחלקת המכירות שניתן לסדר את ההזמנה הראשונה. אז מישהו היה צריך לתאם עם המחסן ואת מחלקת הייצור, בעוד מחלקת הרכש מחלקות משאבי אנוש כל אחד צריך להיות מובא על מנת להבטיח היו מספיק אספקה ועובדים כדי לעבד את הסדר. כל אחד משלבים אלה יכלול הודעות דוא"ל ושיחות טלפון ברחבי החברה, כמו גם את הלקוח עד ההזמנה נשלחה.
באמצעות מערכת ארגונית, באמצעות מודולים שונים, כל זה יכול להיעשות באופן אוטומטי וחלק גדול ממנו ללא כל אינטראקציה אנושית, אשר מאיץ את התהליך ומקטין את השגיאה האנושית.
מודול מכירות: נציג המכירות שלך נוחת ללקוח חדש, רשת בגדים קמעונאית הממוקמת בקנדה, ורוצה לקנות 1000 מגפיים של אותו עיצוב ובגדלים משתנים. היא מזינה את פרטי הלקוח לתוך מודול המכירות.
מודול חשבונאות: מחלקת החשבונאות מקבלת הודעה על הוספת לקוח חדש. הם מאמתים את פרטי הלקוח ומבצעים בדיקת אשראי. לאחר ההזמנה של הלקוח אושרה, נציג המכירות מקבל אישור, כולל מחיר המכירה והנחה הלקוח.
מודול מלאי: כמו נציג המכירות הוא המאשר את הסדר, המערכת אומרת לה שיש 200 של המגפיים האלה במלאי, אשר ניתן לשלוח מיד. המגפיים הנותרים צריכים להיות מיוצרים וניתן למשלוח בתוך שבועיים.
מודול ייצור: לאחר ההזמנה הוא אישר, מנהל הייצור הוא הודיע כי הוא צריך 800 מגפיים של הגדלים הנדרשים.
מודול משאבי אנוש: עם ההזמנה האחרונה, משאבי אנוש היא הודיעה כי הם הגיעו לסף חדש, בהתבסס על תחזית המכירות המעודכנת עבור הרבעון, שני עובדים נוספים צריך להיות שכרו.
מודול רכש: הזמנות חדשות למגפיים מפעילות באופן אוטומטי הזמנה ליצרן הגומי של החברה לשמור על סף המינימום שלה.
מודול מעקב להזמנה: הלקוח הקנדי החדש יכול להיכנס לאתר החברה שלך כדי לראות מתי ההזמנה תישלח. המערכת מציגה גם מוצרים אחרים שקמעונאים דומים הזמינו בחודש האחרון.
מודול תמיכה החלטה: אתה רואה את ההזמנות לקנדה היו פורחת, נותן לך את הנתונים שאתה צריך להחליט אם לשכור נציג מכירות עבור אותה מדינה. מסתכל על סגנונות ספציפיים כי הם מוכרים שם, אתה מבין ייתכן שיהיו שווקים עבור המגפיים בסגנון דומה עבור שוק חדש זה.
יתרונות וכישלונות של מערכות ארגוניות
בחירת תוכנת הארגון הנכון יכול לשפר את הפרודוקטיביות, להקטין עלויות, להגדיל את המכירות ולקבל החלטות ניהוליות הרבה יותר יעיל. בעידן של מסחר עולמי, אם המתחרים שלך כבר משתמשים בפתרונות ארגוניים כדי לייעל את זרימת המידע שלהם, אין צורך בפלטפורמה ארגונית שיכולה להפוך אותך לתחרותי פחות ויכולים לסכן את העסק שלך.
מצד שני, אימוץ פתרון ארגוני הוא כמו לשים את כל הביצים הנתונים בסל אחד. בעיה עם ההתקנה יכול לשתק כל מחלקה. בסקר שנערך בשנת 2015, 21% מהנשאלים תיארו את השקה של פתרון ה- ERP שלהם ככישלון. בעיות יכולות לכלול:
- אימון צוות לא תקין כדי להפעיל את המערכת החדשה.
- אי-הבנת דרישות הצוות.
- הגדרה לא נכונה של הנתונים הדרושים למערכת.
- אי הגנה על נתונים רגישים מפני גישה של האקרים.
בעוד כמה בעיות עלול לגרום לכאבי ראש במשך כמה שבועות, אחרים עשויים להימשך מספר שנים. מבחינה היסטורית, מיזמים עסקיים עניים כבר ידוע להפיל מיליארד דולר תאגידים. מחקר מקרה קלאסי ביישום ERP גרוע גרם פעם לכישלון של הרשי להביא לשוק השוק הקמעונאי בזמן עבור ליל כל הקדושים, מה שגרם למחירי המניות שלה לרדת באופן דרמטי. בשנים האחרונות, הכניסה של טארגט לתוך קנדה היה גם blamed על יישום ה- ERP מסודרת בצורה גרועה.
