כאשר העסק שלך מתרחב ונעשה מוצלח יותר, מערכת הגשת המסמכים שלה יכול להיות מייגע, כמו גם לא מעשי. זו הסיבה שבעלי החברה רבים בוחרים להשתמש במסד נתונים. למרות מסדי נתונים לעזור להפוך את הארגונים לרוץ בצורה חלקה יותר, הם לא בלי פגמים. עיצוב מסד נתונים יכול להיות יקר זמן רב. בעיות טכניות יכולות לגרום לנזק רב. כמו כן, חברה חייבת להשקיע זמן הכשרה עובדים להשתמש במסד הנתונים החדש.
זמן לצרוך עיצוב
המרת מקבצי נייר למערכת מסד נתונים אלקטרונית יכולה להיות מורכבת, קשה וצורכת זמן רב. יש לבצע מספר שלבים בעת מעבר למסד נתונים. על מנהל הפרויקט לקבוע את מטרת המאגר ולאסוף את כל המידע שיש לארגן. מעצב מסד הנתונים חייב ליצור את הטבלאות הדרושות אשר יחלקו את המידע, לציין את המפתחות העיקריים, להגדיר את קשרי הטבלה, לחדד את העיצוב וליישם כללי נורמליזציה המונעים שמירה על מידע מיותר במספר מקומות. בהתאם לרמת המיומנות, עיצוב מסד הנתונים יכול להימשך מספר ימים עד מספר שבועות.
בעיות טכניות
לעתים, מסד הנתונים עלול להיתקל בשגיאות הפוגעות כמעט בכל המידע שבתוכו. שלא כמו קבצי נייר, אם מתרחשת שגיאה במסד הנתונים זה יכול להיות אפקט דומינו. שגיאות קטנות יכולות להוביל לצורך בשיפוץ משמעותי של המערכת. גיבויים רגילים הם קריטיים כדי להגביל את פוטנציאל הנזק.
יקר
המרת למסד נתונים יכול להיות יקר מאוד. בעל העסק יגרור כמה עלויות. ככל שהמסד הנתונים מסובך יותר, כך יעלה יותר. על החברה לרכוש את חבילת התוכנה שמציעה גמישות מרבית למסד נתונים מותאם אישית ומאפשרת צמיחה. במקרים רבים, בעל העסק יצטרך לשכור מקצועי על מנת להבטיח כי העבודה נעשית כראוי. היא חייבת להשקיע מספיק בתכנון של המבנה של מסד הנתונים כדי להבטיח את הביצועים הטובים ביותר.
ההכשרה הנדרשת
ההמרה למסד נתונים פירושה שבעל העסק חייב להכשיר את העובדים להשתמש בתוכנה החדשה. העובדים חייבים לקחת זמן מהפונקציות הרגילות שלהם לעבוד כדי להיות מאומן. בעל העסק יכול גם צריך לשכור מדריכים כדי להוביל את הכיתות אימון. עובדים מסוימים עשויים להיות עמידים בפני הטכנולוגיה החדשה. אימון פגישות יכול לקחת בין מספר שעות עד כמה ימים, ואת אימוץ מלא של הטכנולוגיה יכול לקחת הרבה יותר זמן מזה. בהתאם לכמה זמן לוקח לעובדים ללמוד כיצד לנווט במערכת, האימון והאימוץ עשויים להאט את הפרודוקטיביות.
