אתה סוגר את העסק שלך. אולי אתה פורש או מזין את ההזדמנות עבור מיזם אחר. כל העסקים ליצור ניירת, וברגע העסק שלך סגור, השאלה כמה זמן לשמור על המסמכים האלה יש לטפל.
הסיבות לשמירת רשומות
סוכנויות ממשלתיות, דוגמת מחלקת מס ההכנסה והמשרד הממשלתי, הינן הגופים החשובים ביותר שיכולים לבקש מסמכי עבר שונים. שמירה על כל סוגי רשומות עסקיות יהיה בעל ערך אם יתעורר הצורך להוכיח את הטענות, עסקאות ומידע שהוגשו על החזרי מס. אמנם יש חוק הגבלות על עניינים עסקיים רבים במקרים מסוימים כגון חקירה הונאה או פעולות אזרחיות או פליליות אחרות שהובאו נגד החברה, רשומות עסקיות בעבר עשוי להידרש לא משנה כמה זמן התרחשו האירועים. לעולם אינך יודע מתי רשומות עסקיות ישנות עשויות להיות שימושיות, ולכן רצוי לשמור את כל הרשומות העסקיות כל עוד זה אפשרי. עם זאת, יש הנחיות כלליות לגבי משך הזמן לשמירת מסמכים משותפים.
תקופות החזקת פריטים ספציפיים
ממועד הגשת הבקשה, מחזיקים המחאות מבוטלות, פתקי הפקדה בנקאיים, דוחות כרטיס אשראי וספרי חשבונות ראשיים למשך שלוש שנים לפחות. החזק דוחות בנק, רשומות מלאי, חשבוניות, רשומות מכירה, קלטות קופה, W-2s, 1099s, ומס מסמכים אחרים הגשת לפחות שש שנים. אם העסק שלך הוקם כתאגיד, לשמור דוחות כספיים חודשיים ורבעוניים של החברה לפחות שלוש שנים.
רשומות כדי לשמור ללא הגבלת זמן
אחסן תשלומים הקשורים לאנשים ומסמכים נלווים, כגון תגמול העובד, רשומות פנסיה והכנסות מס הכנסה של עובד, כל עוד אתה יכול. אם עובד של החברה בעבר קבצים עבור דמי אבטלה, חל על עבודה חדשה, או שיש לו שאלות מאז תקופת עבודתו, כי אלה רשומות נגיש יהיה יקר ביותר. כל המסמכים הקשורים לארגון יש לשמור ללא הגבלת זמן, למרות שהחברה כבר לא בעסק. מסמכים אלה כוללים את תעודת ההתאגדות, פגישה של מועצת המנהלים, חוזי עבודה, עסקאות במניות, פטנטים וסימנים מסחריים, וכל מסמך הקשור לבית המשפט. יש לשמור רשומות של נכסי תאגיד ושל חייבים ויתרות חובה.ההתיישנות של מס הכנסה היא שלוש שנים מיום הגשת הטפסים המס שבו לביקורת חוזר. כאמור, עם זאת, שמירה על רשומות המוכיחות הכנסה וניכויים יש לשמור ללא הגבלת זמן, אם אפשר.
ישויות שיכולות לבקש רשומות קודמות
הסוכנויות הפדרליות אשר סביר ביותר לבקש מידע על המסמך הקודם הם מס הכנסה, מחלקת העבודה, המינהל לביטחון סוציאלי, שוויון הזדמנויות עבודה ועדת הגירה והתאזרחות. רשומות עבור רשויות המדינה, כגון חלוקת המיסוי והרשויות המקומיות צריך להישמר גם זמן רב ככל האפשר, גם לאחר העסק הפסיק לפעול. חנות קבצים במקום בטוח, רצוי במקום מוגן מפני אש, המבול, גניבה ואובדן אחר. מישהו אחר מאשר את עצמך צריך גם לדעת איפה רשומות אלה חשובים נשמרים.
