העולם הדיגיטלי עשה תקשורת לטעון את המיומנות החשובה ביותר להגדיר עבור יחידים ותאגידים. כאשר התקשורת להתפרק בתוך חברה, זה לעתים קרובות מנבא של כאשר דינמיקה אחרת במקום העבודה יעברו את הספירלה כלפי מטה. כדי לשלוט בתקשורת, יש להבין את ההבדלים הבסיסיים בין התקשורת הפורמלית והבלתי רשמית, וכאשר כל אחד מהם מיושם בצורה הטובה ביותר. כאשר התקשורת היא נוזל פתוח, זה מוביל לעתים קרובות ליעילות מוגברת, יחסים טובים יותר מורל גדול.
מהי תקשורת תאגידית?
לפני שנכנס לתוך המורכבות של שיטות תקשורת פורמלי ובלתי פורמלי, זה טוב כדי לקבל תמצית בסיסית של מה כולל תקשורת ארגונית.
תקשורת תאגידית יכולה להיות פנימית וחיצונית. לפעמים, זה יכול להיות על חינוך עובדים על תדמית המותג וכיצד הן לשמור ולתכנן את המותג באמצעות כל המאמצים שלהם. תקשורת משמשים לבניית קשרים בעלי עניין. זה באמצעות הודעות כי הנזק נשלט או החמיר כאשר הדברים הולכים הצידה. תקשורת מגדירה שיווק, יחסי ציבור ומודעות חיצונית למותג. זה מסרים ותקשורת כי תאגידים ליצור מסגרות לאן הם הולכים ומה פרויקטים יורדים בצינורות.
בקיצור, התקשורת הארגונית מאחורי כמעט כל היבט של העסק המודרני. להצטיין בתקשורת היא דרך מפתח הן עובדים וניהול יכולים לקחת את הקריירה שלהם לגבהים גבוהים יותר.
מהן שיטות תקשורת פורמליות ובלתי פורמליות?
כל דרך שבה אחד בוחר לעשות משהו ידוע היא שיטה של תקשורת ואת מגוון עצום. חלקם כוללים:
- מדבר מסביב למים.
- שליחת דוא"ל של החברה או של אדם אל אדם.
- פרסום בפורומים ארגוניים.
- שיתוף בניוזלטר ארגוני.
- הצבת חוברת על לוח המודעות של ארוחת הצהריים.
- Peer-peer הודעות צ'אט.
- שיחות קבוצתיות או קבוצתיות בחברה מרופדת או בלוח Basecamp.
- פונה אל שולחן עגול.
- נאום בפיקניק של חברה.
- כל צורה של הודעות SMS, מדיה חברתית ואפילו קטעי וידאו.
- הנפקת דו"ח לבעלי עניין.
אף אחת משיטות אלה אינה יעילה לתקשורת. כולם מקבלים את המילה החוצה. השאלה היא, האם הם שיטה מתאימה עבור המסר הזה? וחשוב יותר, האם הם לא הולמים?
באזורים מסוימים, הודעות טקסט לאחר שעות יכולות להיות מנוגדות לחוק או בניגוד למונחים החוזרים של העובד. היכרות בפייסבוק יכולה להיות בלתי הולמת למנהל או למנהל, שכן היא עלולה להוביל לאי-פורמליזציה בלתי מרוסנת מחוץ לשעות העבודה. מאזור לאזור אל חברה, מערך התקשורת של היום מציג מגוון של דילמות ושיקולים שיש להכיר ולהבין על ידי מנהלים ועובדים כאחד.
דוגמאות לשיטות תקשורת בלתי פורמליות
תקשורת בלתי רשמית היא כל אמצעי תקשורת שאינו פועל לפי שרשרת הפיקוד הארגונית או דבק בשיטות העבודה המומלצות בחברה. זה יכול לכלול רכילות, שמועות, פטפוטים מזדמנים, להתרברב זמן מעבר ומעבר. זה קורה בדוא"ל, באמצעות טקסטים, על יישומי העברת הודעות קבוצתיות, הערות בכתב יד, פוסט שלה מודבקת על דוחות, על שיחות טלפון ואפילו בבלוגים צוות. לעתים קרובות, זה נחשב peer-to-peer, כלומר זה קורה לעתים רחוקות עם אנשים ברמות שונות של סמכות.
באופן כללי, זה יכול להיות מופרך, לא מתוכננת, מזדמנים ולא מאומתים. זה בדרך כלל לא אמור להיות נלקח כמו לומר הסופי והוא צפוי להיות מחוץ לציטוט.
אולי עובד אחד אומר כלאחר יד, "ראיתי את דוחות המכירות ואני חושב שזה אומר דברים רעים עבור האבטחה העבודה שלנו." זוהי תקשורת פורמלי אשר בשום אופן לא מייצג את השורה התחתונה של החברה. מכירות יכול להיות למטה עבור מספר כלשהו של סיבות, מלקוח גדול המכריז על פשיטת רגל דרך פיתוח המוצר ramping עבור השקה חדשה שיכולה להפוך את המוצר הישן מיושן. עבור כל אחד כדי לקחת כזה הערה חמקמק כמו הבשורה עלולה להיות מסוכנת המוראל צוות. חשוב כי העובדים להבין תצפיות מזדמנים כמו "תקשורת לא רשמית" מאדם אחד יכול להזיק לצוות.
תגיד עובד אחר שולח החוצה טקסט החברה מזמין את כולם עבור משקאות לאחר שעות על חור השקיית וונדה, שבו משקאות שעה מאושרים הם הזולים ביותר אי פעם. זה יכול לקרות על חשבון החברה וזה עשוי להיות כרוך עובדים, אבל זה לא רשמי המשרד unannctioned איסוף. ואלה בוני צוות גדול ויש לעודד, אבל החברה צריכה להיות מדיניות על איך אירועים כאלה מאורגנים - כגון לא באמצעות חשבונות דוא"ל החברה.
תקשורת בלתי רשמית יכולה להיות גם כל סוג של ירי את הרוח. העובדים מדברים על סוף השבוע שלהם או מפיצים את הידיעה שג'ויס היה התינוק שלה. בריכות כדורגל, מפטפטים על מזג האוויר, אוחזת בחניה או תוהה בקול רם על השחרור של המוצר החדש של הרובע - כל אלה אינם פורמליים.
כאשר תקשורת במקום העבודה היא בלתי רשמית, לעתים קרובות אין צורך לשמור על פרטיות ולא ציפייה לפרטיות.
דוגמאות לשיטות תקשורת פורמליות
כאשר התקשורת באופן רשמי במקום העבודה, יש בדרך כלל שיקול כיווני. זה מלמעלה למטה, מלמטה למעלה, לרוחב או אופקי. היא כוללת מחלקות ומנהגים מבוססים. תקשורת רשמית היא הגה מראש בדרך כלל - זה מסר כי כבר מחשבה למעלה מתוכנן מכן מופץ עבור עובדים מסוימים, מחלקות ספציפיות או אפילו את החברה או בעלי העניין שלה בכללותה.
זה גם יכול להתרחש בהודעות דוא"ל או באמצעות שיחות טלפון. אבל הקריטריונים החשובים ביותר עבור תקשורת פורמלית היא כי זה נחשב "דרך ערוצי הנכון" תקשורת.
דוגמה לכך יכולה להיות כאשר הפליז של החברה מפרסם הודעת אימייל עם קובץ מצורף שנכתב באופן רשמי, ומסביר מדוע לא ניתן לחייב את השעות הנוספות ולא יפוצו למשך זמן מסוים. מכתב כזה יהיה מעורב ניהול, חשבונאות ואולי אפילו את המחלקה המשפטית, כך שהוא מגן על החברה מכל מי יש misunderstood את המכתב ומנסה לשלם שעות נוספות שלא אושרו. זה יהיה כנראה כרוך "קבלה קריאה" על הודעת דוא"ל כהוכחה כי כל נמען נפתח וקרא גילוי.
דוח מלאי לבעלי עניין הוא תקשורת רשמית. סקירת עובדים עם מנהל יכולה להיחשב תקשורת רשמית כאשר יש דו"ח בכתב מעורב. סרטון שנוצר על ידי ההנהלה כדי להסביר פרויקט נגיש באמצעות ענן החברה הוא רשמי, בעוד וידאו צ'אט הוא לא רשמי. פוסט בבלוג החברה היא דרך רשמית לקבל את החדשות על מוצרים או שירותים חדשים, לא רק לצוות של החברה, אלא גם ללקוחות הקיימים שלהם פוטנציאלים. כאשר חדשות רעות יוצא לפרויקט מחלקת יחסי הציבור מכבה שריפות, זה תקשורת פורמלית חיצונית.
כל השיטות האלה של תקשורת משותפת דבר גדול - אף אחת מהן אינה ספונטנית. כולם עשויים לכלול דקדוק טוב, שפה תמציתית, ז 'רגון בתעשייה, מונחים ארגוניים וכנראה אפילו מיתוג החברה.
למה אתה צריך פורמלי שיטות תקשורת פורמלי
התקשורת משפיעה על כל כך הרבה ממה שקורה בחיינו. זה מפחיד את הפחדים; זה מעורר ומחנך. הוא בונה מערכות יחסים ויכול לקרוע אותם זה מזה.
חברות שלא מצליחות לקבל תקשורת טובה לעיתים קרובות סובלות ממגוון רחב של בעיות. זה יכול לגרום לעובדים מבולבלים לגבי פעולות לנקוט או איך להתנהג. עימותים יכולים להתרחש בין מחלקות. טעויות קורות. הטמפררים יכולים להתלקח. התוצאות יכולות להיות כל דבר, החל חוסר יעילות ועד לבעיות משפטיות.
עם תקשורת טובה - הן פורמלי פורמלי - התרבות הארגונית נוטה להיות חזק, בריא יותר פרודוקטיבי. כאשר העובדים מרגישים שיש להם את הכלים לתקשר הן עם זה והן עם הניהול, לעתים קרובות יש להם הבנה טובה יותר של התפקידים שלהם ואת המטרות שלהם.
כאשר ההנהלה יש מגוון רחב של דרכים זמין לתקשורת עם העובדים, זה יוצר קשרים טובים יותר, מעורר נאמנות רבה יותר יכול להוביל פרודוקטיביות מוגברת הכוללת.
אם התקשורת מתרחשת באופן לא רשמי או פורמלי, היא יוצרת קונפליקטים.
דוגמאות של תקשורת מעורבת או בלתי הולמת
אולי את ההנהלה לא מתערב עם הצוות שלהם. אולי פיטר, מנהל המכירות, אינו יודע שג'ון חש בחילה על בסיס קבוע לאחרונה, הודות לפנים האמיצים של ג'ון. כתוצאה מכך, פיטר אינו מבין כי הצוות הוא הדגיש כי ג 'ון נאבק כל כך הרבה. כאשר ג 'ון מודיע פיטר כי הוא אובחן עם סרטן, זה הלם, כי פיטר מעולם לא מוערך מפטפטים סביב המים צידנית, ו shuns הודעות דוא"ל בלתי פורמלי. מאחר שפיטר היה כל כך מרוחק ברמה לא רשמית, מחלקת המכירות שלו לא בוטחת בו, ויש להם חששות לגבי האבחנה של הסרטן של ג'ון לגבי האבטחה של ג'והן ועומסי העבודה העומדים להתרחש.
מנהלים טובים מבינים כי תקשורת בלתי פורמלית הופכת את היחסים חזקים יותר, לא רק לסופם, אלא כבניית מוראל של החברה כולה, מקבלת הפנים ועד לחשבונות.
כמו flipside, אם כי, אם התקשורת היא רק פעם פורמלי, זה משאיר עובדים מבולבלים ומתוסכלים. אם כל מדיניות החברה היא רק פעם שהונפקו באמצעות spontaneous, ריאקציונרי blasts דוא"ל, ומעולם לא פורסמו רשמית בתור טעון מחשבה היטב, זה יכול להרגיש כמו goposts הם כל הזמן נעים. האם זו באמת מדיניות, או סתם מצב רוח נוסף של ניהול?
אולי, בחודש מאי, ראש פיתוח המוצר מפוצץ את החברה עם הודעת אימייל שנכתבה באופן אקראי, שאומרת, "הצוות עובד קשה על ממשק חדש שיהפוך את תוכנת החשבונאות שלנו לקלה יותר לשימוש עבור לקוחות. לא בטוח על שם או תאריך שחרור, אבל זה בהחלט עובד."
ואז, בחודש יולי, אימייל יוצא אומר, "חזרנו ללוח השרטוט על ממשקים. המטרה היא פונקציונליות מוגברת שמובילה לשיחות שירות לקוחות פחות ".
עם זאת, לא היה שום גילוי רשמי על שום דבר לעשות עם עיצוב מחדש של ממשק. מה צריכים העובדים לומר או לעשות לגבי בעיות בממשק אם הלקוחות שואלים? במקרה זה, זה הכרחי החברה לקבל את זה ביחד ולפרסם תקשורת רשמית אומר בדיוק מה צוות הפיתוח פועל לקראת, כי זה מידע קריטי עבור כל רמה של החברה, החל בתקצוב עד שיווק, מחלקות אז יכול לפתח תוכנית של פעולה על הממשקים הקרובים.
כיצד ללמד עובדים שיטות תקשורת פורמליות ובלתי פורמליות
כאשר מדובר בתקשורת, יש יותר על כף המאזניים מאשר אי פעם. מדיניות קריטית בסביבות ארגוניות, וכאשר הנחת אלה, זה רשמי. נדרשים הנחיות כתובות, תוך מתן הבהרות בהתאם לצורך. אולי הבהרה יכולה להתרחש באמצעות פנייה צוות העובדים בפגישה, או לאפשר ערוץ רפה לדיון, אבל חשוב שאין שום עמימות.
הזמינו עובדים לעסוק ולשאול שאלות אם הם לא בטוחים בדבר. תן להם לדעת שזה בסדר לשלוח דוא"ל או תקשורת כתובה אחרת אם הם רוצים שובל נייר על התשובות. נייר זה עקבות מגן גם על החברה.
המדיניות צריכה לציין היכן החברה עומדת על דברים כמו רכילות - שהיא עלולה להזיק ולא יעילה, שכל העובדים ראויים הן לכבוד והן לפרטיות בעניינים הן במקום העבודה והן מחוצה לה. המדיניות צריכה גם להבהיר כי בעוד אנשים חופשיים להשתמש במדיה חברתית כאנשים פרטיים, אסור להם לשתף מוצר עבודה או לדבר על ענייני החברה בערוצים החברתיים שלהם.
הנחיות יכולות גם להבהיר האם מותר להשתמש בדוא"ל באופן בלתי פורמלי בתוך עבודה או אם הודעות כאלה צריכות להיות מוגבלות ליישומי העברת הודעות וכדומה. הם צריכים לקבוע אם יש כללים כדי הודעות SMS או בדוא"ל לאחר שעות אם העובדים צפויים לפקח על אלה מחוץ לאתר.
זה גם שם מדיניות לגבי פלירטוט והטרדות יש לחזור מאז שהם תמיד תקשורת לא רשמית כי לעתים קרובות להתהדר הכללים בחברה.
בסופו של דבר, ספר כתוב על תקשורת בתוך החברה היא הדרך הטובה ביותר להקים את תרבות התקשורת הארגונית. זכור, תקשורת פורמלי הוא בעל ערך, מורל הבניין חלק מכל מקום עבודה זה צריך להיות מותר לפרוח בזמנים. בטח, זה יכול לצאת מכלל שליטה אם זה ללא הפסקה, ולכן החברה צריכה הנחיות לגבי מתי זה מתאים ומה ראוי לדון באופן לא רשמי. כיבושים מיניים, לא, אבל סוף שבוע נהדר בבקתה, זה בסדר.
בסופו של דבר, על ידי יצירת סביבת עבודה חיובית, תקשורתית בגלוי, תוכלו למצוא את החברה שלך נהנה פחות מאמץ, יותר פרודוקטיבי בסביבה, עם עובדים שמרגישים נאמנים יותר מוערך במקום העבודה.
