תחשוב על קבצים שטוחים כמו להיות דומים לקבצים במגירת ארון הקבצים - אוסף של רשומות בודדות המכילות נתונים עצמאיים. מסדי נתונים יחסיים הם אוסף של טבלאות המקושרות יחד באמצעות נתונים משותפים, כגון מספר חשבון, וניתן לארגן אותן כדי להדגיש מידע ספציפי לשאילתות אד הוק. מסד נתונים יחסיים הוא כלי להרחבה ידידותי שאילתה המספק את היכולת ללכוד מגוון רחב של סוגי נתונים.
מבנה נתונים מתקדם
קובץ שטוח הוא קובץ טקסט שמאחסן רשומה אחת בכל שורה עם כל פיסת מידע מופרדת באמצעות פסיק - מבנה הנתונים שלה הוא עצמאי ומוגבל. מאגרי מידע יחסיים, לעומת זאת, מאחסנים נתונים בטבלאות מובנות לצורכי הנתונים. כל טבלה מורכבת משורות ועמודות, וכל עמודה יכולה להיות מתוכננת להחזיק או להגביל סוג מסוים של נתונים. טבלאות רבות ניתן ליצור בתוך מסד נתונים אחד. יכולת בניית הנתונים המתקדמת של מסד הנתונים היחסי מאפשרת למתכנתים ולבוני בסיס נתונים ליצור קשרים מורכבים יותר בין הנתונים.
לדוגמה, קובץ שטוח עשוי להכיל שם משתמש, כתובת, מספר טלפון ומספר חשבון. מסד נתונים יחסיים יכול להחזיק את אותם נתונים בטבלה ולהחזיק את פרטי העסקה עבור אותו מספר חשבון בטבלה אחרת ופרטי תשלום בטבלה שלישית - שכולן ניתן לקשר יחד כדי ליצור תמונה גדולה יותר. מבנה הקובץ השטוח אינו מאפשר קישור מידע מקובץ שטוח לקובץ שטוח וניתן להדפיסו בדיוק כפי שהוא.
שאילתות אד הוק
מבנה הנתונים של מסד הנתונים היחסי הוא אידיאלי ליצירת שאילתות אד הוק. לאחר טבלאות הקימו קישורים ביניהם, משתמש או מתכנת יכול לאחזר נתונים קשורים לפי הצורך. מסדי נתונים יחסיים יכולים לסייע לבעלי עסקים, למנהלים ולמפקחים עם בקשות שאילתה מהירות על ידי איסוף והצגת נתוני מכירות, נתוני ביצועים של העובדים או נתוני ייצור בעת הצורך.
מאידך, קובץ שטוח חייב להכיל את כל המידע הדרוש בקובץ יחיד על מנת להגיב עם הנתונים. קבצים שטוחים צריך להיות מתוכנן להגיב שאילתות, כלומר שאילתות קבצים שטוחים צריך להיות מתוכנן מראש. תהליך זה מאט את קבלת ההחלטות ואת החקירה שימושי לתוך תהליכים עסקיים ובסופו של דבר יכול לעכב את הצמיחה העסקית.
מדרגיות
מסדי נתונים יחסיים ניתנים להרחבה, כלומר, הם יכולים לצמוח גדולים יותר או קטנים יותר לפי הצורך ולהיות נגישים למשתמשים נוספים בעת הצורך. ניתן להוסיף טבלאות נוספות, ניתן להוסיף רשומות נוספות בטבלאות קיימות, ולמרות שרשומה אחת בטבלה ניגשת על ידי אדם אחד בכל פעם, משתמשים רבים יכולים לגשת לאותו שולחן ולעבוד בו במקביל.
קבצים שטוחים אינם ניתנים להרחבה. הצבת מיליון רשומות בקובץ שטוח תאט את פתיחתו וסגירתו של הקובץ, בתוספת קבצים שטוחים ניתן לגשת רק על ידי משתמש יחיד בכל פעם, אשר מאט את תהליכי העבודה. קבצים שטוחים אינם בחירה טובה לאחסון נתונים בסביבה עסקית המהירה והולכת.
