קבלת הערות מדויקות במהלך שיחת ועידה יכולה להבטיח שיש לך תיעוד ברור של מה שנדון. עדיף לרשום בפירוט רב ככל האפשר תוך כדי האזנה מאשר לנסות ולהחליט מה חשוב בעת הקשבה. אתה תמיד יכול לחזור ולשלוף את עיקרי מדגיש מאוחר יותר, אבל פרט משמעותי לכאורה נראה מוקדם יכול להיות בעל חשיבות רבה יותר בהמשך השיחה.
הקלט את השיחה
שירותי שיחת ועידה רבים מאפשרים לך להקליט את השיחות. אם אתה מקליט, עליך להזהיר את כל המשתתפים כי השיחה מוקלטת בתחילת השיחה. לאחר הקלטה של השיחה מאפשר לך לחזור ולסקור את השיחה פעמים רבות ככל שאתה צריך, להבטיח לך לא לפספס פרטים חשובים. השיטות שבהן ניתן להקליט את השיחה משתנות על ידי ספק. בקש הנחיות להקלטת שיחות ועידה מהספק שלך.
משתתפי השיחה
שים לב מי נמצא בשיחת הוועידה כאשר השיחה מתחילה. שימו לב מי אומר מה במהלך השיחה תכונה תכונות חשובות לאדם שעשה אותם ההערות שלך. לעקוב אחר כל משימות או פרויקטים אנשים לקחת אחריות במהלך השיחה ולשים לב למי יש איזו משימה. אם דנו, גם לרשום הערות על מה כל משימה כרוך.
נושאים של שיחה
לעקוב אחר כל נושא אחר של השיחה, כמו גם את תת הנושאים בתוך כל אחד. אם יש סדר יום שיחה, לציין את הנושאים אשר כוסו מה נדונו. סדר היום יכול לשמש מתווה גס עבור ההערות שלך. רשום את כל העדכונים, החדשות, הפתרונות והרעיונות שהוצגו במהלך השיחה. שיחה טבעית יכולה לקפוץ סביב לא מעט, אבל מנסה לעצב את ההערות לפי סדר יהיה מועיל עבור אלה שבודקים אותם.
עיצוב הערות סופי
ההערות המקוריות שלך ייראו מעומעמות לאחר השלמת השיחה. ארגן את ההערות לסעיפים הנוגעים לנושאים השונים הנכללים בשיחה. זהה מי דיבר בעת עיצוב מחדש של ההערות שלך. אתה יכול לכלול גם סיכום קצר המדגיש מה הושג או החליט במהלך השיחה, או את הנקודות העיקריות של הדיון. כלול סיכום זה בתחילת המסמך. ניתן גם ליצור קטע נוסף המפרט אילו משימות הוקצו במהלך השיחה ומי אחראי להן. זה מאפשר פקידים בכירים התייחסות מהירה על מה שקרה במהלך השיחה, מבלי לקרוא את ההערות המפורטות.
