תחזיות עלות לספק פרטים סך הכספים הדרושים לביצוע הפרויקט. מידע זה מסייע לניהול בקביעת תקציב הפרויקט במסגרת תקציב החברה כולה. לדוגמה, אם תחזיות העלות גבוהות מהתקציב הזמין, ההנהלה יכולה להשתמש בתחזית כדי לקבוע היכן הן צריכות לקצץ בהוצאות, עבור החברה או עבור הפרויקט. תחזית העלות והתקציב הבא גם מסייע לשמור על הפרויקט על המשימה ונמנע מקרי יתר על ההוצאות. הקרנה מספקת גם מידע החברה משתמשת להעריך כאשר הפרויקט יש בעצם "שילם על עצמו".
פריטים שתצטרך
-
כל ההוצאות המוצעות הצרכים לפרויקט
-
הצעת פרוייקט
-
פרויקט ציר הזמן
-
פרטי תקציב החברה
-
תוכנית גיליון אלקטרוני
לאסוף יחד את כל המידע הרלוונטי ההיבטים ההוצאות של הפרויקט. המידע הדרוש כולל את השכר עבור כל עובד על הפרויקט עבור כל הזמן אומדן ציר הזמן, מידע על הצורך כלי או ציוד רכישות ואת עלות שכירת אנשים והכשרה אותם.
סקור את תוכנית הפרויקט או הצעה לשים לב במיוחד את ציר הזמן הצפוי. לרשום הערות על כמה זמן ייקח הפרויקט כדי להשלים, כאשר הזמן הטוב ביותר להתחיל את הפרויקט הוא, ההוצאות הנדרשות בהחלט ההוצאות כי הוא פחות נחוץ, אבל יכול לשפר את התוצאות הכוללות.
השווה את ציר הזמן מהצעת הפרויקט לשנת הכספים והתקציב של החברה. התאמת ציר הזמן מעט עלולה לאפשר את חלוקת תקציב הפרויקט בין שתי שנות הכספים, בעיקר שיתוף תקציב הפרויקט בין שתי תקציבים החברה עושה את העלות הכוללת פחות בולטת להוצאות השוטפות של החברה.
צור רשימה של כל ההוצאות הצפויות עבור הפרויקט לבד. פריטים נפרדים הרישום כל עם הקרנת עלות עבור כל פריט. לדוגמה, אם יש לשכור תריסר אנשים לפרויקט ולהוכשר, תהיה תחזית עלות הדרכה וכן את סכום המשכורות או השכר של העובדים החדשים, אשר בפועל עשויים להיות משולבים עם משכורות ושכר אחרים, אלא אם המנהל רוצה הכל רשום בנפרד (פירוט). ציוד או כלי השכרת או רכישות יכול להיות פריטים נוספים, כמו גם קבלנים או אספקה.
השתמש ברשימה המפורטת כדי ליצור את תחזית העלות. לקבלת יעילות מרבית, השתמש בתוכנית גיליון אלקטרוני כדי ליצור תרשים עבור הרשימה המפורטת וגרף המציג את פירוט התקציב הצפוי. בתרשים ניתן לשלב דברים מסוימים כדי לשקף תמונה גדולה יותר עבור מנהל הפרויקט, כגון שילוב שכר העובדים ועלויות ההדרכה או שילוב של כל הכלים, הציוד ועלויות האספקה, אך הפרדה בין רכישות משכירות לבין עובדים מקבלנים.
כתוב דו"ח מפורט המפרט את צרכי ההוצאה המפורטים וכן הסבר על תכנון התקציב לפרויקט. כלול מידע על ציר הזמן, כל הצעות ציר הזמן המוצע ואיפה או איך עלויות הפרויקט יכול לבוא מתוך תקציב החברה הכולל.
