בחשבונאות ישנם מספר מסמכים פיננסיים המשמשים כדי לעקוב אחר העסקאות של החברה ואת הבריאות הפיננסית הכוללת. ספר החשבונות הראשי והמאזן הם שניים מהמסמכים המרכזיים בתהליכי החשבונאות של החברה. למרות שהם כוללים מידע דומה, ספר החשבונות הראשי והמאזן אינם זהים. מטרתם היא נפרדת ושיטות רישום המידע בכל אחת מהן שונות.
הגדרה
כל העסקאות נרשמות בספר החשבונות הראשי, באמצעות מערכת של חיובים וזיכויים, בדומה לשימוש בפנקס הצ'קים. זהו הליבה של הרשומות הפיננסיות של החברה שלך, מעקב אחר כל עסקה מהיום הראשון של ההיסטוריה של החברה שלך. מאזן לא נרשם בפירוט רב כמו ספר ראשי. זוהי תמונת מצב של הבריאות הפיננסית של החברה במונחים של נכסים והתחייבויות בנקודת זמן מסוימת.
מבנה
חשבונות בספר חשבונות ראשי מקובצים בחמש קטגוריות; נכסים, התחייבויות, הון, הכנסות והוצאות. בדרך כלל יש דף נפרד עבור כל חשבון מעקב על ידי ספר החשבונות הראשי. עסקאות נרשמות בספר חשבונות ראשי כפי שהן מתרחשות עבור כל חשבון. לדוגמה, תשלום שבוצע לנושה יירשם תחת "הוצאות", ובאותו יום אם הלקוח שילם לחברה, הוא יירשם תחת "הכנסות". מאזן אינו מחולק לדפים נפרדים. במקום זאת, הסיכומים עבור כל קטגוריה נרשמים כפי שהם עומדים באותה תקופה. לדוגמה, סכומי ההכנסות נכון ל -31 בדצמבר יירשמו והוצאות גם יוכנסו ויירשמו. כך התשלומים נושה A, B ו- C יסתכם, ולא נרשם בנפרד.
מטרה
ספר החשבונות הראשי משמש כמקור נתונים למסמכים פיננסיים אחרים, כולל המאזן. הספר הראשי עוקב אחר עסקאות ושומר תיעוד של כל הנתונים עבור החברה, כך מסמכים פיננסיים אחרים ניתן להרכיב במדויק. חוסר עקביות, טעויות חשבונאיות והפסדים ניתן לעקוב באמצעות ספר החשבונות הראשי. המאזן מראה את מי שמביט בו (כמו נושה, למשל) מה שהחברה מחזיקה, כמו גם את מה שהיא חייבת לצדדים אחרים נכון למועד השלמתה. המאזנים משמשים לעתים קרובות כדי לקבוע אם עסק זכאי לקבלת אשראי או הלוואה. נושים, משקיעים (פוטנציאל הנוכחי), ניהול, ספקים, לקוחות, סוכנויות ממשלתיות ואיגודים מקצועיים להשתמש במאזן כדי לחזות היכן החברה תהיה, או איך זה ייראה כלכלית בהמשך הדרך. עבור נושה, זה כלי להעריך את הסיכון של החברה כאשר שוקלים הלוואה. עבור מנכ"ל החברה או נשיא, המאזן מסייע לקבוע אם לחברה יש יותר מדי מלאי או אם היא צריכה להגדיל את ההכנסות.
