מצבים מעטים אינם נוחים יותר מאשר לספר לעובד או ללקוח, "לא". אנשי עסקים לעיתים קרובות חשים כי סירוב להיענות לבקשות יוצר רגשות רעים לגבי אותם ואת העסק, אשר יכול להשפיע על המכירות בעתיד. גרוע מכך, כאשר לקוח או עובד ערעור על החלטה אתה עשוי למצוא את עצמך צריך להגיד לא לא פעם אחת, אבל פעמיים. בשלב זה הכותב מודאג לגבי הטון הנכון לשימוש וכמה מידע כדי לחשוף, שמא התכתבות גורמת לשאלות נוספות או אפילו פעולה משפטית.
השג חתיכת נייר חברה לשימוש בתגובתך. תגובה לערעור מייצגת את המילה הסופית בעניין, ושימוש בנייר מכתבים רשמי מסייע להעביר את הרושם של סמכות.
הקלד את התאריך, דלג על רווח והקלד את השם המלא של הנמען וכתובתו.
דלג על מקום נוסף, הקלד "מר היקר / מ.ש (שם פרטי)" ואחריו נקודתיים. אם אתה מרגיש כי נחישות מיוחדת יש צורך, להשמיט "יקר" ופשוט להקליד את שמו של הנמען. דלג על עוד מקום.
בפסקה הראשונה, אמור לנמען מיד אם הערעור שלה ניתן, והסביר בקצרה מדוע קיבלה את בקשתה.
אם אינך מעניק את הערעור, הודה לנמענת על התעניינותה בעסק שלך או על עבודתה הקשה, ובסוף הפסקה נתנה לה את החדשות הרעות. המיקום של החדשות הרעות בסוף הפסקה מאפשר לך את ההזדמנות לרכך את המכה הראשונה, אשר מסייע לשמור על רצון טוב של הנמען. הסבר את הרציונל לדחיית הבקשה בקצרה; הימנעו מלמסור פרטים רבים כל כך, עד שהנמען יכול לבחון את המדיניות ולנחש זאת.
לספק פרטים נוספים למעקב בפסקה השנייה. אם דחית את הערעור, תן לה לדעת כי ההחלטה שלך היא סופית וכי העניין סגור.
הקלד "דרישת שלום", או "בכבוד רב", ודלג על שלושה קווים. הדפס את האות והחתום מעל שמך בשחור או שחור. שמור עותק של המכתב עבור הרשומות שלך.
שלח את המכתב בדואר רשום כדי לשמור תיעוד של תשובתך והוכחה לכך שהנמען קיבל את המכתב. שיא זה עשוי להיות חשוב אם העניין הולך לבית המשפט.
