לכל חברה, ללא קשר לתעשייה, יש חובות ניהוליות שצריך לטפל בהן כדי שהחברה תפעל ביעילות. תפקידים אלה מבוצעים לעתים קרובות על ידי מזכיר, פקידת קבלה, עוזר מנהל, עוזר בכיר או מנהל המשרד. בחברות קטנות יותר, שבהן תפקידים כאלה עשויים שלא להתקיים, העובדים חייבים לעבוד יחד כדי להבטיח כי משימות ניהוליות הושלמו.
אחסון מידע
הגשת מסמכים חשובים במקומות המתאימים במועד היא חובה מינהלית הכוללת הצבת תיקיות בארונות קבצים או מסמכים בתוכניות לניהול מסמכים מקוונים. מערכות תיוק מדויקות להבטיח לעובדים גישה לרשומות פיננסיות, רשומות לקוחות ומחקר.
למצוא מידע
מחקר מידע עבור לקוחות, מנהלים ועמיתים לעבודה באינטרנט, במערכות תיוק למשרד או בספרים הוא חובה מינהלית חיוני המסייע לעסקים יש את המידע הדרוש כדי להתחיל ולסיים פרויקטים. מידע זה הוא מלוקט לעתים קרובות, מסוכמים, מופץ לאנשים הדרושים ומוצג בדוח או גיליון אלקטרוני.
מענה לטלפונים
בין אם אתה בעל סוכנות פרסום או מכבסה, לקוחות יתקשרו עם שאלות על מוצרים ושירותים, שעות פעילות, בקשות למידע או שאלות בנוגע לתמחור. מענה לשיחות אלה וטיפול בצרכי הלקוחות הוא חובה מינהלית שיכולה להשפיע על הצלחתו או כישלונו של תאגיד. תקשורת יעילה עם לקוחות פוטנציאליים יכול להשאיר רושם רע של הארגון. חשוב שהאדם הממלא תפקיד מנהלי זה הוא אדיב, אדיב וידע על החברה.
ברכות מבקרים
כמבקר נכנס למשרד, פקידת קבלה או מזכירה בדרך כלל יושבת בדלת לומר "שלום", מברכים את המבקר באתר העבודה, מסייעים בשאלות ומכוונים אותו לאדם המתאים, למשרד או לחלוקה. בין אם זה איש מסירת נשירה חבילה או לקוח מגיע לפגישה מתוזמנת, ברכה המבקרים היא חובה מינהלית חיוני.
קניית ציוד ואספקה
שמירה על חדרי האספקה והארונות עם נייר, עטים וציוד משרדי אחר היא חובה מנהלית. משימות שהוקצו לתפקידים אלה כוללות קבלת הזמנות מעובדים אחרים, מעקב הזמנות, פיזור פריטים עם הגעתם וטיפול חשבוניות, בדרך כלל בשיתוף עם צוות הכספים.
ליצור ולנהל תקשורת בכתב
מלבד כתיבת הודעות דוא"ל ומכתבים עסקיים ליצירת דוחות, גיליונות אלקטרוניים ומסדי נתונים, משימות ניהול כוללות גם יצירה וניהול של ההפצה של הודעות אלה בכתב. אם תקשורת אלה הם עבור עובדים אחרים או לקוחות, המשימות הושלמו באמצעות עיבוד תמלילים ותוכניות גיליון אלקטרוני כדי ליצור מסמכים מקצועיים, תמציתיים.
הכנת פגישה
הקמת חדרי ישיבות וחדרי ישיבות, ביצוע הסדרי קייטרינג, הזמנת והקמת ציוד אודיו-ויזואלי והכנת אג'נדה נופלים בקטגוריה של תפקידי ניהול. אלה חובות מפתח חיוניים כאשר חברות יש כנסים או פגישות הלקוח או מחוץ למשרד.
